PO-T001 - Alçada de autorização de pedidos

De GeoSales
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Objetivo

Este documento tem como objetivo explicar como funciona o processo de autorização de pedidos por Alçada de aprovação, bem como todos os cadastrados pertinentes para essa funcionalidade.

Ferramentas Utilizadas

Descrição da Atividade

A alçada de autorização no Geosales engloba tanto o Portal Geosales quanto o Portal Supervisor. Para ter acesso a essas ferramentas é preciso criar um usuário e definir ele como supervisor. Além de criar também a regra de alçada para autorização. Assim esse usuário será caracterizado como um Aprovador. Abaixo nós dividimos cada uma desses pontos para que após cadastrados, você ser capaz de utilizar essa função.

Cadastro usuário Portal GeoSales

O aprovador precisa ter acesso ao Portal Geosales, logo é preciso criar um usuário para esse aprovador. Como o usuário administrador, acesse o Portal Geosales com os dados informados e localize: Segurança > Usuário

Clique em Novo e preencha os campos:

Após preencher os campos clique no botão Próximo.

Na próxima tela, selecione o grupo que esse usuário será vinculado. Clique em Incluir e depois Anterior. Ele retornará para a tela anterior e para finalizar o cadastro clique em Confirmar.

Definir o usuário como Supervisor

Dando continuidade ao processo de liberação da alçada de autorização, é preciso agora definir esse usuário como supervisor, pois somente os usuários supervisor tem permissão de aprovação dos pedidos. Ainda no Portal localize: Cadastro > Supervisor

Localize o usuário que você acabou de criar no campo “Usuário”. Informe o nome do Supervisor e o telefone em seus respectivos campos. O campo Supervisor Chefe serve para você informar se aquele supervisor tem um Gestor ou gerente acima dele. Observação: O supervisor chefe também precisa ser cadastrado como Supervisor assim como os outros, o que vai definir ele ser chefe ou não, será o preenchimento do campo Supervisor Chefe. Portanto na hora de cadastrar os supervisores, comece sempre pela maior hierarquia da sua empresa.

Criando as alçadas de Aprovação

Com os usuário e supervisores cadastrados precisamos agora informar como será a Alçada de Aprovação e quais aprovadores estarão nessas alçadas. No Portal GeoSales localize Cadastro > Alçada de Autorização de Preço.

Na primeira aba (Adicionar Alçada) você definirá qual o alcance de aprovação da alçada.

Por exemplo: Percentual: 100% - TODOS os pedidos sem exceção serão aprovados por essa alçada. Neste caso os pedidos ficarão pendentes para os aprovadores direto de cada vendedor, ou seja, os seus respectivos supervisores. Percentual 5% - Os pedidos onde o percentual de desconto aplicado no preço sugerido for de até 5% e de acréscimo acima do sugerido for também 5% serão autorizados pelos aprovadores vinculados a essa alçada. Percentual 15% - Os pedidos onde o percentual de desconto aplicado no preço sugerido for de até 15% e de acréscimo acima do sugerido for também 5% serão autorizados pelos aprovadores vinculados a essa alçada. Observação 1: O campo Valor ainda está em fase de implementação, logo as regras cadastradas nesse campo não serão levadas em consideração. Após definir a regra que será utilizada da alçada, defina o nome dessa alçada e depois Clique em Salvar. Observação 2: Não existe uma limitação na quantidade de alçadas criadas. Lógico que quanto mais regras mais criterioso deve ser o cadastro. Na próxima aba (Associar Supervisor) você definirá qual supervisor(Aprovador) será vinculado por alçada. Primeiro você define a Alçada que foi criada anteriormente e depois vincula o supervisor aquela alçada. Clique em Associar para finalizar o cadastro.




Aprovação de Pedidos (Portal Supervisor)

Para aprovar os pedidos que ficaram pendentes de aprovação é necessário acessar o portal do Supervisor. Os dados de acesso são os mesmos para acessar o Portal GeoSales que cadastramos anteriormente.

Tipos de Aprovação

O Geosales trabalha com dois tipos de aprovação. A aprovação TOTAL do pedido, ou seja, quando o pedido fica inteiramente pendente de aprovação e a aprovação por ITEM. Na Aprovação TOTAL, independente da regra cadastrada, se for desconto ou acréscimo o pedido sempre ficará pendente no portal de Supervisor para que o mesmo seja aprovado. Seguindo esse exemplo seguimos os seguintes passos: Acesse o Portal Supervisor.






Após acessar o Portal Supervisor, clique na opção Autorização de Preços.

Na próxima tela preencha os filtros conforme for preciso e clique em Avançar.





Depois disso irá aparecer TODOS os pedidos que estão pendentes. Para APROVAR esses pedidos clique no Botão Autorizar Ped. Se tiver mais pedidos para aprovação, ele irá aparecer também até você aprovar todos os pendentes.

O outro tipo de aprovação é a aprovação por ITEM. Nesse caso, o pedido também fica pendente mas mediante aprovação somente dos itens que foram vendidos com desconto ou acréscimo concedido. Para fazer a aprovação desses pedidos siga o mesmo caminho citado anteriormente, todavia na tela de aprovação surge novos botões. Conforme imagem abaixo. Cada item tem ao seu lado o botão ON/OFF. O conceito é simples. Para autorizar aquele item que está pendente de autorização, coloque ele no ON. Caso contrário, ou seja, se você não quer autorizar aquele item, deixe no OFF.

Cada item pendente tem ao seu lado o botão ON/OFF. O conceito é simples. Para autorizar aquele item que está pendente de autorização, coloque ele no ON. Caso contrário, ou seja, se você não quer autorizar aquele item, deixe no OFF. O botão Mostrar Demais Itens tem por finalidade mostrar os outros itens do pedidos que foram vendidos sem desconto ou acréscimo. Logo não entram na regra de aprovação. Porém podem ser consultados. O botão Autorizar Itens tem particularmente a mesma finalidade do botão Autorizar Ped porem Autorizando todos os itens pendentes de uma vez só. Observação 1: Quando um pedido tem mais de 1 item pendente e um desses itens não for aprovado, o pedido retorna ao vendedor que fez aquele pedido, para ele ajustar aquele item que não foi aprovado. Observação 1.2: Não existe nesse caso nenhum tipo de Work Flow onde o vendedor é comunicado que o pedido voltou para ele e nem informado qual o item não foi aprovado. Nesse caso essa comunicação é feita diretamente pela equipe de aprovação. Quando você tiver uma situação onde mais de 1 item está pendente e você quer aprovar TODOS de uma vez, basta clicar no botão Autorizar Ped. Desta forma o pedido será todo aprovado, inclusive TODOS os itens pendentes. Observação 2: Se o aprovador clicar diretamente no botão Cancelar Ped. O pedido será CANCELADO totalmente e não será integrado com o ERP.

Considerações Finais

> Somente após APROVADO é que o pedido integra com o ERP. > Esta regra conflita diretamente com a regra de utilização do Conta Corrente do GeoSales, portanto não é possível utilizar as duas ao mesmo tempo no GeoSales. Elaborado por: Revisado por: Aprovado por: Leonardo da Silva Garcez Inaldo França

Data: 25/04/2017 26/04/2017

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