Controle de despesas

Histórico de Alterações

Data	Quem	Comentários
03/05/2019	Ryvane Maria	Criação do documento
18/11/2019	Ryvane Maria	Revisão e ajustes solicitados pelo cliente

Necessidade

Controlar os gastos realizados por um usuário, realizando tramitações na movimentação de despesa solicitada.

Solução

Será disponibilizada ao usuário a possibilidade de cadastrar uma despesa, associando-a a um centro de custo também previamente cadastrado. Essa movimentação de despesa irá passar por uma aprovação, onde o responsável pela despesa pode, tanto aprovar, quanto recusar ou pagar uma despesa.

Implementação

- Cadastro de centro de custo:

Antes que se inicie o cadastro de despesas, é necessário que exista um centro de custo que possa centralizar as despesas referentes a ele. Para que isso seja possível, será criado um cadastro de centro de custo, onde o usuário pode definir uma descrição, um centro de custo pai (caso possua), os gestores responsáveis pela aprovação do centro de custo (com a sua devida alçada de aprovação), além da disponibilidade do centro de custo (no caso, se ele está ativo ou não).

- Definir limite de gastos:

É possível definir, para determinado usuário, um limite de gastos a ser cadastrado. Este limite de gasto determina o quanto um usuário pode cadastrar para uma única despesa realizada, ou seja, para uma única movimentação. Por exemplo: Um usuário que possua limite de gastos de 100 reais, pode cadastrar uma despesa de no máximo 100 reais, sendo esse saldo não cumulativo para outras despesas (não é possível cadastrar uma despesa de 50 reais, para gerar saldo para cadastrar uma despesa de 150 reais), ou seja, o limite de gasto define quanto o usuário pode gastar em cada despesa.

Será definido também um limite de gastos periódico por usuário. Esse limite será cadastrado exclusivamente no GeoSales, e nele, será definido o usuário em questão, o limite máximo de gastos a ser cadastrado, o período vigente, e se há repetição para liberar este limite de gasto.

- Cadastro de despesa:

Para seja possível inserir uma despesa será criado uma tela, no GeoSales, onde o usuário irá cadastrar, para cada despesa, as seguintes informações: Centro de custo, cliente, descrição da despesa, valor, data e uma ou mais fotos, caso seja necessário. Neste cadastro, a única informação não obrigatória é a foto.

- Tramitação de despesas:

Com finalidade de acompanhar o andamento de uma despesa, será viabilizada no GeoSales a possibilidade de realizar a tramitação da despesa. Nesta tramitação, as seguintes movimentações podem ser realizadas:

1. Aprovar a movimentação da despesa

A aprovação da movimentação da despesa se dá quando o usuário responsável por tramitar e aprovar a despesa reconhece como válida a despesa cadastrada e realiza a sua aprovação (porém o pagamento ainda não foi efetivado, apenas aprovado).

2. Recusar a movimentação da despesa

A recusa da movimentação da despesa se dá quando o usuário responsável por tramitar e aprovar a despesa não reconhece como válida e recusa a despesa cadastrada.

3. Efetivar o pagamento da despesa

A efetivação da despesa é feita quando o pagamento é realizado e finalizado.

É importante salientar que todas as tramitações descritas acima podem ser associadas a uma observação descritiva.

Regras de Negócios

[RN1] - Um e-mail será disparado para o responsável ao passo do cadastro de uma despesa. Este e-mail terá como finalidade informar a respeito da nova despesa inserida, e de suas informações principais.

Regras de Integração

[RI1] - As informações de despesas não serão trazidas ou enviadas ao ERP.

Aprovação

Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.

GeoSales

Setor	Aprovado Por	Data
Gerente TI- GeoSales		00/00/0000

Empresa solicitante

Setor	Aprovado Por	Data
TI - Montana
Gestor do Projeto - Montana
Diretoria - Montana