Cadastro e inserção de observações padrão
Histórico de Alterações
| Data | Quem | Comentários |
|---|---|---|
| 22/05/2026 | Renato Lima | Criação do documento |
| 09/09/2026 | Renato Lima | Adicionar ao cadastro a opção do cliente |
Necessidade
O cliente apresentou a necessidade de otimizar o processo de preenchimento das observações utilizadas no fluxo comercial do GeoSales Evo. Atualmente, ao copiar um pedido, as observações não são reaproveitadas, exigindo que os usuários realizem o preenchimento manual dos textos em cada novo pedido.
Durante o levantamento, foi identificado que muitas observações seguem um padrão operacional, principalmente relacionadas a informações de frete, pedido e nota fiscal, gerando retrabalho operacional e aumentando o risco de inconsistências nas informações registradas.
Diante deste cenário, o cliente necessita de uma funcionalidade que permita cadastrar modelos de observações padrão e reutilizá-los de forma prática no fluxo de pedidos, mantendo a possibilidade de personalização conforme a necessidade de cada negociação.
Necessidade — complemento
O cliente identificou também a necessidade de permitir que as observações padrão sejam direcionadas a clientes específicos. Dessa forma, determinados textos poderão ser utilizados exclusivamente em pedidos de um determinado cliente, enquanto observações sem vínculo com cliente permanecerão disponíveis para utilização de forma geral.
Essa flexibilização permitirá maior personalização das informações utilizadas no processo de pedidos, mantendo a possibilidade de utilização de modelos comuns a todos os clientes.
Solução
Adequar o GeoSales Evo para permitir o cadastro e utilização de observações padrão no fluxo de pedidos.
A solução deverá contemplar:
- Cadastro de modelos de observação padrão;
- Definição do tipo da observação:
- Frete;
- Pedido;
- Nota Fiscal;
- Seleção de observações padrão diretamente no fluxo do pedido;
- Inserção automática do texto no campo correspondente;
- Possibilidade de edição e complementação do texto após inserção;
- Controle de acesso através do Controle de Ação.
Solução — complemento
O cadastro de observações padrão deverá permitir que o usuário informe, de forma opcional, o cliente ao qual a observação estará vinculada.
O cadastro passará a contemplar, além das informações já previstas:
- Título da observação;
- Texto padrão da observação;
- Tipo da observação — Frete, Pedido ou Nota Fiscal;
- Cliente — informação opcional.
Quando um cliente for informado no cadastro, a observação será considerada específica daquele cliente e deverá ser disponibilizada somente quando o pedido estiver sendo realizado para o cliente vinculado.
Quando nenhum cliente for informado, a observação será considerada genérica e poderá ser disponibilizada para utilização em pedidos de todos os clientes.
Implementação
A implementação da funcionalidade deverá contemplar adequações estruturais, funcionais e visuais no GeoSales Evo, permitindo que os usuários realizem o gerenciamento e utilização de observações padrão diretamente na plataforma.
Adequações Funcionais
O sistema deverá disponibilizar uma nova estrutura de gerenciamento de observações padrão, permitindo:
- Inclusão de novas observações padrão;
- Edição de observações cadastradas;
- Exclusão de observações;
- Consulta/listagem das observações cadastradas;
- Definição do tipo da observação;
- Identificação visual do tipo da observação cadastrada.
Adequações no Cadastro de Observações
Será necessário incluir uma nova tela contendo:
- Grid/listagem das observações cadastradas;
- Ações de incluir, editar e excluir;
- Informações mínimas:
- Título da observação;
- Tipo da observação;
- Texto padrão da observação.
Caso de Uso – Cadastro e Inserção de Observações Padrão no Pedido Objetivo
Permitir o cadastro de modelos de observações padrão e possibilitar sua utilização no fluxo de pedidos, através da seleção e inserção automática de textos previamente cadastrados nos campos de observação.
Atores Usuário do Sistema Administrador do Sistema Pré-Condições Usuário possuir permissão ativa no Controle de Ação para acesso à funcionalidade. Pedido deve estar em processo de inclusão ou edição. Deve existir ao menos um modelo de observação cadastrado para utilização. Pós-Condições Observação padrão inserida no pedido. Texto poderá ser ajustado manualmente pelo usuário antes da finalização do pedido. Informações permanecem gravadas no pedido conforme preenchimento final. Fluxo Principal 1. Cadastro de Observação Padrão Usuário acessa a tela de cadastro de observações padrão. Sistema apresenta formulário para preenchimento. Usuário informa: Título da observação; Texto padrão; Tipo da observação: Frete; Pedido; Nota Fiscal. Usuário salva o cadastro. Sistema valida as informações e grava o modelo de observação. 2. Utilização da Observação no Pedido Usuário acessa o fluxo de inclusão ou edição de pedido. Usuário acessa a aba de observações. Sistema apresenta a opção de inserir observação padrão conforme permissão do Controle de Ação. Usuário seleciona o tipo da observação. Sistema lista os modelos cadastrados para o tipo selecionado. Usuário seleciona o modelo desejado. Sistema insere automaticamente o texto no campo de observação correspondente. Usuário poderá complementar ou editar o texto inserido. Usuário salva o pedido. Sistema grava a observação conforme preenchimento final. Fluxos Alternativos FA01 – Usuário sem permissão Usuário acessa o pedido. Sistema identifica ausência de permissão no Controle de Ação. Opção de inserir observação padrão não será exibida. FA02 – Nenhum modelo cadastrado Usuário seleciona o tipo de observação. Sistema não localiza modelos cadastrados. Sistema apresenta mensagem informando que não existem observações cadastradas para o tipo selecionado. FA03 – Edição do texto padrão Após inserir a observação, usuário altera parcialmente ou totalmente o texto. Sistema mantém apenas a versão final preenchida no pedido. Regras de Negócio O cadastro de observações deverá permitir apenas os tipos: Frete; Pedido; Nota Fiscal. A visualização da funcionalidade dependerá de permissão no Controle de Ação. O texto inserido poderá ser alterado manualmente antes da gravação do pedido. A alteração do texto no pedido não deverá modificar o cadastro padrão da observação. O sistema deverá listar apenas modelos compatíveis com o tipo selecionado. Escopo Incluso Cadastro de observações padrão. Definição do tipo da observação. Inserção automática da observação no pedido. Controle de acesso por permissão. Possibilidade de edição manual do texto inserido. Não Incluso Versionamento de observações padrão. Histórico de utilização das observações. Compartilhamento de observações entre empresas/base distintas. Inclusão automática da observação sem ação do usuário. Estimativa de Esforço Etapa Complexidade Horas Criação do cadastro de observações padrão Média 10h Implementação de permissões (Controle de Ação) Média 4h Implementação no fluxo de pedido Média 8h Validações e regras de negócio Baixa 4h Testes e homologação Média 6h Total Estimado 32h Caso de Uso - Cadastro de endereço de entrega.pdf PDF criar conforme este modelo Cadastro e Inserção de Observações Padrão no Pedido Índice Histórico de Alterações Necessidade Solução Implementação Adequações Funcionais Adequações no Cadastro de Observações Adequações no Fluxo de Pedido Controle de Permissões Documentos relacionados Escopo Escopo Incluso Escopo Não Incluso Atores Pré-condições Regras de Negócio Fluxograma Aprovação Histórico de Alterações Data Quem Comentários 22/05/2026 Renato Lima Criação do documento Necessidade
O cliente apresentou a necessidade de otimizar o processo de preenchimento das observações utilizadas no fluxo comercial do GeoSales Evo. Atualmente, ao copiar um pedido, as observações não são reaproveitadas, exigindo que os usuários realizem o preenchimento manual dos textos em cada novo pedido.
Durante o levantamento, foi identificado que muitas observações seguem um padrão operacional, principalmente relacionadas a informações de frete, pedido e nota fiscal, gerando retrabalho operacional e aumentando o risco de inconsistências nas informações registradas.
Diante deste cenário, o cliente necessita de uma funcionalidade que permita cadastrar modelos de observações padrão e reutilizá-los de forma prática no fluxo de pedidos, mantendo a possibilidade de personalização conforme a necessidade de cada negociação.
Solução
Adequar o GeoSales Evo para permitir o cadastro e utilização de observações padrão no fluxo de pedidos.
A solução deverá contemplar:
Cadastro de modelos de observação padrão; Definição do tipo da observação: Frete; Pedido; Nota Fiscal; Seleção de observações padrão diretamente no fluxo do pedido; Inserção automática do texto no campo correspondente; Possibilidade de edição e complementação do texto após inserção; Controle de acesso através do Controle de Ação. Implementação
A implementação da funcionalidade deverá contemplar adequações estruturais, funcionais e visuais no GeoSales Evo, permitindo que os usuários realizem o gerenciamento e utilização de observações padrão diretamente na plataforma.
Adequações Funcionais
O sistema deverá disponibilizar uma nova estrutura de gerenciamento de observações padrão, permitindo:
Inclusão de novas observações padrão; Edição de observações cadastradas; Exclusão de observações; Consulta/listagem das observações cadastradas; Definição do tipo da observação; Identificação visual do tipo da observação cadastrada. Adequações no Cadastro de Observações
Será necessário incluir uma nova tela contendo:
Grid/listagem das observações cadastradas; Ações de incluir, editar e excluir; Informações mínimas: Título da observação; Tipo da observação; Texto padrão da observação. Adequações no Fluxo de Pedido
Durante a inclusão ou edição do pedido:
O sistema deverá disponibilizar uma opção para inserção de observações padrão; A funcionalidade deverá ser controlada através do Controle de Ação; O usuário poderá selecionar o tipo da observação; O sistema deverá listar apenas os modelos cadastrados para o tipo selecionado; O usuário poderá selecionar o modelo desejado; O sistema deverá inserir automaticamente o texto no campo correspondente; Após a inserção, o usuário poderá editar e complementar o texto conforme necessidade operacional; O texto final deverá ser salvo normalmente junto ao pedido. Controle de Permissões
O sistema deverá permitir configuração de permissões para:
Visualizar funcionalidade de observações padrão; Inserir observações padrão no pedido; Cadastro manual de observações padrão; Edição de observações; Exclusão de observações. Documentos relacionados
Não se aplica.
Escopo Escopo Incluso Cadastro de observações padrão; Definição do tipo da observação; Consulta/listagem das observações; Inclusão de observação padrão no fluxo de pedido; Edição manual do texto após inserção; Controle de acesso por permissão. Escopo Não Incluso Versionamento de observações padrão; Histórico de utilização das observações; Inclusão automática de observações sem interação do usuário; Compartilhamento de observações entre bases distintas; Sincronização com ERP. Atores Vendedor Supervisor Comercial Administrador do Sistema Pré-condições Usuário autenticado no sistema; Usuário possuir permissão para utilização da funcionalidade; Pedido estar em inclusão ou edição; Existir ao menos uma observação padrão cadastrada para utilização. Regras de Negócio
[RN1] - O sistema deverá permitir cadastro de múltiplas observações padrão;
[RN2] - Cada observação deverá possuir apenas um tipo vinculado;
[RN3] - O sistema deverá permitir apenas os seguintes tipos:
Frete; Pedido; Nota Fiscal;
[RN4] - A visualização da funcionalidade deverá ser controlada através do Controle de Ação;
[RN5] - O sistema deverá listar apenas observações compatíveis com o tipo selecionado;
[RN6] - Após inserção da observação no pedido, o usuário poderá editar livremente o conteúdo;
[RN7] - Alterações realizadas no pedido não deverão impactar o cadastro padrão da observação;
[RN8] - O cadastro da observação deverá possuir no mínimo:
Título; Tipo; Texto da observação;
[RN9] - A funcionalidade estará disponível apenas no portal.
Fluxograma Aprovação
Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.
Setor Aprovado Por Data Integração - GeoSales dd/mm/aaaa Setor Aprovado Por Data Assinatura Gerente TI - Cliente Pessoa que aprovou 00/00/0000 Gerente de Projeto - Cliente Pessoa que aprovou 00/00/0000 Gerente Comercial - Cliente Pessoa que aprovou 00/00/0000 hoje 8:51 O cliente deseja que as obsevações padrões, possa levar em consideração o cliente também, necessitamos realizar um adiciona ao caso de uso contemplando esta modificação de ao cadastrar a observação, possa informar ou não ao cliente, quando tiver cliente deve exibir especificamente para o cliente, quando não tiver pode ser exibido a todos.
Claro. Como a solicitação é uma evolução do caso de uso já elaborado, eu sugiro acrescentar a possibilidade de vincular opcionalmente a observação a um cliente, deixando explícito o comportamento para observações gerais e específicas.
Adição ao Caso de Uso Necessidade — complemento
O cliente identificou também a necessidade de permitir que as observações padrão sejam direcionadas a clientes específicos. Dessa forma, determinados textos poderão ser utilizados exclusivamente em pedidos de um determinado cliente, enquanto observações sem vínculo com cliente permanecerão disponíveis para utilização de forma geral.
Essa flexibilização permitirá maior personalização das informações utilizadas no processo de pedidos, mantendo a possibilidade de utilização de modelos comuns a todos os clientes.
Solução — complemento
O cadastro de observações padrão deverá permitir que o usuário informe, de forma opcional, o cliente ao qual a observação estará vinculada.
O cadastro passará a contemplar, além das informações já previstas:
Título da observação; Texto padrão da observação; Tipo da observação — Frete, Pedido ou Nota Fiscal; Cliente — informação opcional.
Quando um cliente for informado no cadastro, a observação será considerada específica daquele cliente e deverá ser disponibilizada somente quando o pedido estiver sendo realizado para o cliente vinculado.
Quando nenhum cliente for informado, a observação será considerada genérica e poderá ser disponibilizada para utilização em pedidos de todos os clientes.
Adequações no Cadastro de Observações - Complemento
O cadastro deverá ser ajustado para permitir a vinculação opcional de um cliente.
Informações mínimas:
- Título;
- Tipo da observação;
- Texto padrão;
- Cliente — opcional.
O campo Cliente deverá permitir a pesquisa e seleção de um cliente cadastrado no sistema.
Adequações no Fluxo de Pedido
Durante a inclusão ou edição do pedido:
- O sistema deverá disponibilizar uma opção para inserção de observações padrão;
- A funcionalidade deverá ser controlada através do Controle de Ação;
- O usuário poderá selecionar o tipo da observação;
- O sistema deverá listar apenas os modelos cadastrados para o tipo selecionado;
- O usuário poderá selecionar o modelo desejado;
- O sistema deverá inserir automaticamente o texto no campo correspondente;
- Após a inserção, o usuário poderá editar e complementar o texto conforme necessidade operacional;
- O texto final deverá ser salvo normalmente junto ao pedido.
Controle de Permissões
O sistema deverá permitir configuração de permissões para:
- Visualizar funcionalidade de observações padrão;
- Inserir observações padrão no pedido;
- Cadastro manual de observações padrão;
- Edição de observações;
- Exclusão de observações.
Documentos relacionados
Escopo
Escopo Incluso
- Cadastro de observações padrão;
- Definição do tipo da observação;
- Consulta/listagem das observações;
- Inclusão de observação padrão no fluxo de pedido;
- Edição manual do texto após inserção;
- Controle de acesso por permissão.
Escopo Incluso — complemento
- Inclusão do campo Cliente no cadastro de observações padrão;
- Possibilidade de cadastrar observações gerais;
- Possibilidade de cadastrar observações específicas por cliente;
- Filtro das observações conforme o cliente do pedido;
- Disponibilização das observações gerais e específicas do cliente no fluxo de pedido.
Escopo Não Incluso
- Versionamento de observações padrão;
- Histórico de utilização das observações;
- Inclusão automática de observações sem interação do usuário;
- Compartilhamento de observações entre bases distintas;
- Sincronização com ERP.
Atores
- Vendedor
- Supervisor Comercial
- Administrador do Sistema
Pré-condições
- Usuário autenticado no sistema;
- Usuário possuir permissão para utilização da funcionalidade;
- Pedido estar em inclusão ou edição;
- Existir ao menos uma observação padrão cadastrada para utilização.
Regras de Negócio
[RN1] - O sistema deverá permitir cadastro de múltiplas observações padrão;
[RN2] - Cada observação deverá possuir apenas um tipo vinculado;
[RN3] - O sistema deverá permitir apenas os seguintes tipos:
- Frete;
- Pedido;
- Nota Fiscal;
[RN4] - A visualização da funcionalidade deverá ser controlada através do Controle de Ação;
[RN5] - O sistema deverá listar apenas observações compatíveis com o tipo selecionado;
[RN6] - Após inserção da observação no pedido, o usuário poderá editar livremente o conteúdo;
[RN7] - Alterações realizadas no pedido não deverão impactar o cadastro padrão da observação;
[RN8] - O cadastro da observação deverá possuir no mínimo:
- Título;
- Tipo;
- Texto da observação;
[RN9] - A funcionalidade estará disponível apenas no portal.
Regras de Negócio - Complemento
[RN10] - O vínculo da observação com um cliente deverá ser opcional.
[RN11] - Quando a observação possuir um cliente vinculado, ela deverá ser disponibilizada exclusivamente para pedidos do cliente informado no cadastro.
[RN12] - Quando a observação não possuir cliente vinculado, ela deverá ser considerada uma observação geral e poderá ser utilizada para qualquer cliente.
[RN13] - No fluxo de pedido, o sistema deverá considerar o cliente selecionado no pedido para filtrar as observações padrão disponíveis.
[RN14] - O sistema deverá apresentar conjuntamente as observações gerais e as observações específicas vinculadas ao cliente do pedido.
[RN15] - Observações vinculadas a outros clientes não deverão ser disponibilizadas para seleção no pedido.
[RN16] - A alteração do texto da observação no pedido não deverá alterar o modelo padrão cadastrado, independentemente de a observação ser geral ou específica de um cliente.
Fluxograma
Aprovação
Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.
GeoSales
| Setor | Aprovado Por | Data |
|---|---|---|
| Integração - GeoSales | dd/mm/aaaa |
Empresa solicitante
| Setor | Aprovado Por | Data | Assinatura |
|---|---|---|---|
| Gerente TI - Cliente | Pessoa que aprovou | 00/00/0000 | |
| Gerente de Projeto - Cliente | Pessoa que aprovou | 00/00/0000 | |
| Gerente Comercial - Cliente | Pessoa que aprovou | 00/00/0000 |