Situações de envio de e-mail

Histórico de Alterações

Data	Quem	Comentários
12/11/2018	Ana Júlia	Criação do documento

Necessidade

Em alguns cenários o sistema GeoSales, alerta ao usuário sobre tomadas de decisões, como, por exemplo: pendencia de pedido, aprovação de pedidos e etc., porém o vendedor ou supervisor no decorrer do dia não lembram ou deixam passar determinadas atividades a serem feitas.

Para que se torne mais transparente determinadas atividades a serem executadas, se faz necessário o envio de e-mail para o usuário, sobre determinadas ações a serem feitas, para serem lembradas ou informadas.

Desta forma, o usuário conseguirá ter uma maior visualização sobre a situação dos pedidos e seus respectivos fluxos.

Solução

Em alguns cenários se faz necessário o alerta direto ao usuário, além do alerta em tela que já existe. O alerta ao usuário de forma direta será feita através do e-mail, ou seja, em cenários como: pendência de pedido, retorno do pedido, integração do pedido e entre outros, o sistema irá disparar um e-mail conforme parametrizado, para que o usuário fique ciente do cenário em que o pedido se encontra

Implementação

Desenvolvimento

- Configuração do envio de e-mail

Atualmente o envio de e-mail é disparado por um micro serviço que lê uma coleção de instruções implementadas, disparando o e-mail conforme a linguagem de marcação de hipertexto cadastrado.

Para que sejam disparados os e-mails, se faz necessário o cadastro da empresa na tabela EMPRESA_ENVIO_EMAIL_AUTO na base do administrador. Além disso os serviços de envio deverão estar cadastrados na tabela SERVICO, contendo o código do serviço, o nome do serviço, a descrição do serviço e se está ativo ou não.

Cada e-mail possui uma descrição de modelo distinto. Esta descrição deverá estar cadastrada na tabela TIPO_MODELO, contendo o código do modelo e a descrição do modelo do e-mail. Vale salientar que o código do modelo servirá para a vinculação com outras tabelas.

Para que o e-mail seja montado de acordo com a linguagem de marcação, o corpo do e-mail deverá estar devidamente cadastrada na tabela MODELO, com o código do modelo, o código da filial, o tipo do modelo que será utilizado, o título do e-mail, corpo do e-mail e a situação, estando ativo ou desativado.

Vale salientar, que os cadastros citados acima devem ser realizados para todos os envios de e-mails citado neste documento.

- Envio de e-mail para alteração da data de entrega

Será disparado um e-mail ao cliente e ao vendedor caso a data de entrega do pedido seja alterada no ERP. Quando houver esta alteração na data de entrega do pedido, o sistema GeoSales disparará um e-mail informando o código do pedido, o nome do vendedor que realizou o pedido, nome do cliente e data que constava no pedido e a data que se encontra no pedido, como, por exemplo:

Este e-mail será enviado para caixa de entrada, contendo o seguite título: "[GeoSales] A data de entrega do pedido - (Número do pedido) - foi alterada".

Para que o e-mail seja disparado quando houver alteração na data de entrega, deverá ser criada a procedure SP_ENVIA_EMAIL_DATA_ENTREGA_ALTERADA, devendo ser incluída na tabela SERVICO, com o valor 'S' para ativa-lá.

Para que o envio de e-mail venha a ocorrer, se faz necessário as seguintes validações:

O cliente deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
O vendedor deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
A data de entrega do pedido deverá ter sofrido alteração dentro do ERP;

- Envio de e-mail do espelho do pedido, quando exportado ao ERP

Os vendedores realizam o acompanhamento do pedido até a exportação ao ERP. Para que os vendedores possuam um acompanhamento mais efetivo junto ao cliente, deverá ser disparado um e-mail contendo o espelho do pedido caso o pedido tenha sido exportado ao ERP. Este e-mail será enviado ao cliente e ao vendedor, como, por exemplo:

Para que o e-mail seja disparado, será necessário criar a procedure SP_ENVIA_EMAIL_VENDEDOR_PEDIDO_EXPORTADO, devendo ser incluída na tabela SERVICO, com o valor 'S' para ativa-lá.

O e-mail chegará na caixa de entrada com o título "Pedido - (Número do pedido) - Foi exportado", e dentro do e-mail a cópia do pedido.

Para que o envio de e-mail venha ocorrer, se faz necessário as seguintes validações:

O cliente deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
O vendedor deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
O pedido deverá ter sido exportado ao ERP;

- Envio de e-mail para os vendedores sobre alteração dos pedidos

Em alguns cenários, os pedidos se encontram pendentes de aprovação e precisam ser alterados para que possam ser aprovados. Quando um pedido esta pendente de aprovação, e precisa ser alterado, o supervisor retorna este pedido ao vendedor. Este retorno precisa ser informado ao vendedor via e-mail.

Para que os vendedores sejam alertados, se faz necessário o disparo de e-mails para pedidos retornados. Devendo ser criado a procedure SP_ENVIA_EMAIL_ALTERACAO_PEDIDO, sendo incluída na tabela SERVICO, com o valor 'S' para ativa-lá.

Quando um pedido for retornado, o vendedor receberá o e-mail com o título, "Pedido - (Número do pedido) - Foi retornado", e dentro do e-mail a cópia do pedido.

Saliento que se retornado o pedido ao vendedor e for efetivado novamente, o supervisor receberá outro e-mail de pedido pendente.

- Envio de e-mail aos supervisores sobre pedidos pendentes

Quando os pedidos são efetivados e ficam pendentes de aprovação os supervisores não recebem alertas, sendo exibido somente no portal. Para que os supervisores consigam acompanhar os pedidos, deverá ser enviado um e-mail ao supervisor quando o pedido ficar pendente.

Os supervisores receberão o e-mail de pendência de acordo com a hierarquia e pendencias que o usuário supervisor poderá aprovar, ou seja, pedidos que não são da alçada do supervisor não serão alertados.

O e-mail de pendência chegará na caixa de entrada com o título "Pedido - (Número do pedido) - Está Pendente", e dentro deste e-mail conterá o espelho do pedido.

Para que sejam enviados os e-mails de pendência ao supervisor, deverá ser criado a procedure ENVIA_EMAIL_SUPERVISOR_PEDIDO_PENDENTE, devendo ser incluída na tabela SERVICO, contendo o valor ‘S’ para ativa-la.

Se faz necessário algumas validações, para o envio de e-mail sobre pedidos pendentes, segue abaixo:

O supervisor deverá estar cadastrado no GeoSales;
O supervisor deverá estar vinculado aos vendedores;
O supervisor deverá estar com o e-mail cadastrado, para receber o e-mail;
O supervisor deverá estar vinculado a uma alçada de autorização de preço;
O pedido deverá ser efetivado para que seja disparado um e-mail;

- Nova cópia de envio de e-mail, caso o pedido fique sem aprovação

Em alguns cenários o supervisor passa muito tempo sem interagir com o pedido que esteja pendente de aprovação, desta forma a data de entrega do pedido passa do prazo. Para que isso seja evitado, será necessário que o GeoSales reenvie o e-mail de pendencia novamente para o supervisor que deve realizar a aprovação, colocando em cópia o supervisor da alçada superior.

O numero de dias que um pedido pendente poderá ficar sem integração será parametrizada pela configuração NR_REENVIA_EMAIL_PENDENCIA, desta forma a configuração deverá ser criada.

Para que seja reenviado o e-mail de pedido pendente ao supervisor, contendo o gestor em cópia, deverá ser criado a procedure SP_REENVIA_EMAIL_SUPERVISOR_PEDIDO_PENDENTE, devendo ser incluídas na tabela SERVICO, contendo o valor ‘S’ para ativa-la.

Se faz necessário algumas validações, para o reenvio de e-mail sobre pedidos pendentes, segue abaixo:

O supervisor deverá estar cadastrado no GeoSales;
A hierarquia de gestores deverá estar cadastrada corretamente;

- Envio de e-mail da cópia do pedido caso o pedido seja travado na aprovação de crédito

Alguns pedidos quando exportados ao ERP recebem algum bloqueio

Integração

Estrutura de banco

TABELA
Coluna	Tipo	Obrigatório	Chave Primária	Explicação
NOME DO CAMPO	TIPO DO CAMPO	SIM/NAO	SIM/NAO	EXPLICAÇÃO SOBRE O CAMPO

Regras de Negócios

[RN1] -

Regras de Integração

[RI1] -

Resultados Esperados

Protótipos

Fluxos Padrão

Aprovação

Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.

GeoSales

Setor	Aprovado Por	Data
Desenvolvimento - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Integração - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Configurações - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000

Empresa solicitante

Setor	Aprovado Por	Data
Gerente TI - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente de Projeto - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente Comercial - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000