Documento Unificado Funcionalidade de despesas

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Data	Quem	Comentários
01/06/2026	Renato Lima	Criação do documento

Necessidade

Criação e evolução de um módulo de controle de despesas corporativas no sistema GeoSales.O objetivo é permitir que os colaboradores realizem a prestação de contas de suas viagens e atividades externas de forma organizada, garantindo uma visão panorâmica dos gastos tanto para os usuários quanto para seus respectivos gestores.

Solução

Desenvolvimento de uma funcionalidade dividida em etapas e perfis de acesso, onde é possível cadastrar, consultar, auditar e aprovar gastos corporativos (como diárias de hotel, almoço, combustível e pedágio). O sistema deve adaptar seu fluxo com base em parâmetros de configuração da empresa (exigindo ou não uma etapa prévia de estimativa/previsão de gastos pelo gestor).

Implementação

A solução é estruturada sob a lógica da configuração ativa ou inativa da diretriz ID_DESPESA_PENDENTE e da análise baseada na ID_EXIBIR_ANALISE_DESPESA.

Dependendo do cenário:

● Com parametrização de previsão desativada: O fluxo é simplificado. O usuário realiza diretamente o cadastro do cabeçalho da despesa e inclui os itens de despesa realizada, anexando os comprovantes sem a necessidade de uma aprovação de orçamento prévio.

● Com parametrização de previsão ativa: O fluxo funciona em três fases distintas:

1. O usuário (ou gestor) realiza o cadastro do cabeçalho identificando o período e o colaborador.

2. O gestor define a Despesa Prevista (estipulando o valor orçado e a margem de excedente permitida em porcentagem). A despesa precisa ser salva e finalizada pelo gestor para ficar disponível.

3. O usuário responsável pelo consumo preenche a Despesa Realizada, limitando-se aos valores previamente acordados mais a margem configurada.

Escopo

Escopo Incluso

● Formulário dinâmico de Cabeçalho de Despesa contendo campos para Descrição/Título, Data Inicial (Calendário), Data Final (Calendário) e seleção de Usuário/Gestor dependente de hierarquia.

● Módulo de Despesa Prevista com seleção de Tipo de Despesa, Valor Previsto e Porcentagem de Excedente.

● Módulo de Despesa Realizada contendo descrição do item, tipo, data de emissão, valor utilizado, número da nota fiscal, campo de observações e upload de anexos de imagem.

● Tela de listagem e filtros de pesquisa avançados (por Título, Autor e Status como 'Autorizado', 'Não Autorizado' e 'Aguardando autorização').

● Permissão para anexar múltiplas fotos ou arquivos de imagem para o mesmo comprovante de nota fiscal.

● Painel visual com semáforos de status indicando o ciclo de vida da prestação de contas: Aberta, Solicitada, Análise e Aprovada.

Escopo Não Incluso

● Integração com sistemas externos de ERP contábil ou emissão direta de notas fiscais eletrônicas (NF-e/NFS-e).

● Mecanismo automatizado de transações bancárias, transferências via PIX ou pagamentos diretos de reembolsos a partir do sistema.

● Tratamento de moedas estrangeiras ou conversões cambiais automáticas.

Atores

Usuário (Colaborador / Supervisor) - Responsável por iniciar o cabeçalho das despesas corporativas e, após a liberação, inserir os detalhes práticos dos gastos executados (valores, datas, números de notas fiscais e imagens de comprovantes).

Gestor / Superior - Responsável por avaliar as solicitações, cadastrar a estimativa de custos (previsão) permitida, definir as margens de tolerância para gastos adicionais (excedentes) e conceder a autorização final ou recusa do reembolso.

Regras de Negócio

[RN1] - Imutabilidade após Finalização:

Uma vez que a despesa (seja ela de previsão ou realizada) for finalizada pelo usuário ou gestor, ela é travada pelo sistema e não poderá sofrer nenhum tipo de edição ou modificação.

[RN2] - Exclusão de Rascunhos:

Despesas e itens que se encontrem sob a situação "Salvo" (não finalizadas) poderão ser livremente excluídos ou corrigidos pelo seu respectivo criador.

[RN3] - Visibilidade Hierárquica:

O gestor ou supervisor imediato possui autoridade e visibilidade completa para acompanhar e inspecionar todas as despesas vinculadas aos usuários de sua linha de subordinação, independente se estão salvas como rascunho ou formalmente finalizadas.

[RN4] - Condição para Aprovação:

Uma despesa só estará elegível para análise e aprovação formal do gestor se tiver sido previamente finalizada pelo colaborador responsável pelo consumo.

[RN5] - Bloqueio de Edição de Cabeçalho:

Para despesas iniciadas pelo usuário que estejam salvas em modo de rascunho, o sistema permite apenas a manipulação e inserção de novos itens de despesa, bloqueando alterações nos campos principais do cabeçalho.

Aprovação

Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.

GeoSales

Setor	Aprovado Por	Data
Integração - GeoSales		dd/mm/aaaa

Empresa solicitante

Setor	Aprovado Por	Data	Assinatura
Gerente TI - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente de Projeto - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente Comercial - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000