Situações de envio de e-mail

Histórico de Alterações

Data	Quem	Comentários
12/11/2018	Ana Júlia	Criação do documento

Necessidade

Em alguns cenários o sistema GeoSales, alerta ao usuário sobre tomadas de decisões, como por exemplo: pendencia de pedido, aprovação de pedidos e etc. Porém o vendedor ou supervisor no decorrer do dia não lembra ou deixa passar determinadas atividades a serem feitas.

Para que se torna mais transparentes determinadas atividades a serem executadas, se faz necessário o envio de e-mail para o usuário sobre determinada ações a serem feitas, lembradas ou informadas.

Desta forma, o usuário conseguirá ter uma maior visualização sobre a situação dos pedidos e seus respectivos fluxos.

Implementação

Desenvolvimento

- Configuração do envio de e-mail

Atualmente o envio de e-mail é disparado por um micro serviço que lê uma coleção de instruções implementadas, disparando o e-mail conforme a linguagem de marcação de hipertexto cadastrado.

Para que sejam disparados os e-mails, se faz necessário o cadastro da empresa na tabela EMPRESA_ENVIO_EMAIL_AUTO na base do administrador e os serviços de envio deverão estar cadastrados na tabela SERVICO, contendo o código do serviço, o nome do serviço, a descrição do serviço e se está ativo ou não.

Cada e-mail possui uma descrição de modelo distinto. Esta descrição deverá estar cadastrada na tabela TIPO_MODELO, contendo o código do modelo e a descrição do modelo do e-mail. Vale salientar que o código do modelo servirá para a vinculação com outras tabelas.

Para que o e-mail seja montado de acordo com a linguagem de marcação, o corpo do e-mail deverá estar devidamente cadastrada na tabela MODELO, com o código do modelo, o código da filial, o tipo do modelo que será utilizado, o título do e-mail, corpo do e-mail e a situação, estando ativo ou desativado.

- Envio de e-mail para alteração da data de entrega

- Envio de e-mail do espelho do pedido, quando exportado ao ERP

Quando um pedido é finalizado o vendedor consegue visualizar no portal se o pedido foi exportado ao ERP ou não, porém, não são alertados.

Os vendedores acompanham o andamento do pedido até a exportação ao ERP. Para que os vendedores possuam um acompanhamento mais efetivo junto ao cliente, se faz necessário o envio de e-mail para os vendedores e clientes caso o pedido tenha sido exportado.

Em situações em que o pedido for exportado, se faz necessário a criação da procedure SP_ENVIA_EMAIL_VENDEDOR_PEDIDO_EXPORTADO, devendo ser incluída na tabela SERVICO, com o valor 'S' para ativa-lá.

Para que o modelo do e-mail seja enviado ao vendedor e ao cliente, deverá ser cadastrado o corpo do e-mail na tabela MODELO e TIPO_MODELO. Desta forma o vendedor e o cliente serão alertados sobre a exportação dos pedidos.

O e-mail chegará na caixa de entrada com o título "Pedido - (Número do pedido) - Foi exportado", e dentro do e-mail a cópia do pedido.

Para que o envio de e-mail venha ocorrer, se faz necessário as seguintes validações:

1. O vendedor deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
2. O pedido deverá ter sido exportado ao ERP;
3. O cliente deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;

- Envio de e-mail para os vendedores sobre alteração dos pedidos

Em alguns cenários, os pedidos se encontram pendentes de aprovação e precisam ser alterados para que possam ser aprovados. Desta forma, um pedido que retorna ao vendedor, precisa ser alterado, mas não existem alerta sobre o retorno do pedido.

Para que os vendedores sejam alertados, se faz necessário o disparo de e-mails para pedidos retornados. Devendo ser criado a procedure SP_ENVIA_EMAIL_ALTERACAO_PEDIDO, sendo incluída na tabela SERVICO, com o valor 'S' para ativa-lá.

Para que o modelo do e-mail seja enviado ao vendedor, deverá ser cadastrado o corpo do e-mail na tabela MODELO e TIPO_MODELO. Desta forma o vendedor será alertado sobre o retorno do pedido.

Quando um pedido for retornado, o vendedor receberá o e-mail com o título, "Pedido - (Número do pedido) - Foi retornado", e dentro do e-mail a cópia do pedido.

Saliento que se retornado o pedido ao vendedor e for efetivado novamente, o supervisor receberá outro e-mail de pedido pendente.

- Envio de e-mail aos supervisores sobre pedidos pendentes

Quando os pedidos são efetivados e ficam pendentes de aprovação os supervisores não recebem alerta, somente a exibição no portal. Para que os supervisores consigam acompanhar os pedidos, deverá ser enviado um e-mail ao supervisor quando o pedido ficar pendente.

Os supervisores receberão o e-mail de pendência de acordo com a hierarquia e pendencias que o usuário poderá aprovar, ou seja, pedidos que não são da alçada do supervisor não serão alertados.

Para que o modelo do e-mail seja enviado ao supervisor, deverá ser cadastrado o corpo do e-mail na tabela MODELO e TIPO_MODELO. Desta forma o supervisor será alertado sobre o pedido pendente.

O e-mail de pendência chegará na caixa de entrada com o título "Pedido - (Número do pedido) - Está Pendente", e dentro do e-mail o espelho do pedido.

Para que seja enviado o e-mail de pendência ao supervisor, deverá ser criado a procedure ENVIA_EMAIL_SUPERVISOR_PEDIDO_PENDENTE, devendo ser incluída na tabela SERVICO, contendo o valor ‘S’ para ativa-la.

Se faz necessário algumas validações, para o envio de e-mail sobre pedidos pendentes, segue abaixo:

1. O supervisor deverá estar cadastrado no GeoSales;
2. O supervisor deverá estar vinculado aos vendedores;
3. O supervisor deverá estar com o e-mail cadastrado, para receber o e-mail;
4. O supervisor deverá estar vinculado a uma alçada de autorização de preço;
5. O pedido deverá ser efetivado para que seja disparado um e-mail;

- Nova cópia de envio de e-mail, caso o pedido fique sem aprovação

Em alguns cenários o supervisor passa muito tempo sem interagir com o pedido, fazendo com que a data de entrega passe do prazo, ou deixando determinadas negociações paradas.

Para que seja evitado cenários dos tipos descritos acima, o sistema deverá reenviar o e-mail, colocando em copia o gestor da alçada superior.

O reenvio de e-mail irá respeitar a hierarquia de supervisores, ou seja, a vinculação de supervisores deverão estar cadastrada corretamente para que ocorra com sucesso o reenvio.

Para que seja reenviado o e-mail de pendência ao supervisor, contendo o gestor em cópia, deverá ser criado a procedure SP_REENVIA_EMAIL_SUPERVISOR_PEDIDO_PENDENTE, devendo ser incluídas na tabela SERVICO, contendo o valor ‘S’ para ativa-la.

- Envio de e-mail da cópia do pedido caso o pedido seja travado na aprovação de crédito

Alguns pedidos quando exportados ao ERP recebem algum bloqueio

Estrutura de banco

TABELA
Coluna	Tipo	Obrigatório	Chave Primária	Explicação
NOME DO CAMPO	TIPO DO CAMPO	SIM/NAO	SIM/NAO	EXPLICAÇÃO SOBRE O CAMPO

Regras de Negócios

[RN1] -

Regras de Integração

[RI1] -

Aprovação

Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.

GeoSales

Setor	Aprovado Por	Data
Desenvolvimento - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Integração - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Configurações - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000

Empresa solicitante

Setor	Aprovado Por	Data	Assinatura
Gerente TI - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente de Projeto - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente Comercial - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000