CRIAR ACORDO COMERCIAL E GERENCIAR APROVAÇÃO

Histórico de Alterações

Data	Quem	Comentários
20/05/2025	Renato Lima	Criação do documento

Necessidade

O Contratante necessita inserir e aprovar acordos comerciais por meio da plataforma Geosales, mesmo que estes não estejam vinculados a um pedido. Assim, é fundamental que, durante o atendimento ao cliente, o vendedor possa registrar esses acordos diretamente no sistema, permitindo que sejam encaminhados para aprovação da gerência.

Solução

Para atender à necessidade apresentada, será implementada uma funcionalidade no Portal e no aplicativo mobile da Geosales, acessível a partir da mesa do cliente. Essa funcionalidade permitirá ao vendedor registrar acordos comerciais diretamente durante o atendimento, mesmo que não estejam vinculados a um pedido.

Funcionalidade da Solução

Cadastro do Acordo

• O Usuário poderá informar os seguintes dados no momento do registro:

- Cliente: No caso, o cliente selecionado para adição do acordo comercial;
- Data de Emissão: Data em que o acordo está sendo inserido pelo usuário;
- Vendedor: Selecionar o vendedor que está vinculado aquele cliente;
- Período do acordo, data inicial e final: Campo que o usuário deve informar o período do acordo;
- Valor da Proposta: O Usuário deve informar o valor da proposta acertado;
- Forma de pagamento: Campo onde o usuário irá selecionar uma das opções;
- Campo de Observação: Campo de texto livre para que o usuário possa inserir alguma informação;
- Usuário que realizou o cadastro: Usuário que salvou o acordo comercial
- Campo Ativação: Campo onde o usuário irá selecionar uma das opções;
- Categoria: Campo onde o usuário poderá selecionar mais de uma opção;
- Sub Categoria: Campo onde o usuário poderá selecionar mais de uma opção;

• O acordo poderá ser salvo como rascunho ou efetivado. Ao ser efetivado, ele será automaticamente disponibilizado para análise do gestor com alçada, que poderá realizar uma das seguintes ações:

- Salvo: O Usuário iniciou o cadastro, mas não efetivou, apenas salvou e pode realizar modificações;
- Pendente: O Usuário realizou o cadastro e efetivou, não realizando mais alterações;
- Recusar: O Usuário com alçada para aprovar, realizou a recusa do acordo, o mesmo retorna a situação de salvo com status recusado
- Cancelar: O Usuário com alçada para aprovar, cancelou o acordo e com isso este não pode ser mais utilizado; 
- Aprovar: O Usuário com alçada para aprovar, realizou aprovação do acordo comercial;

• Após o acordo Aprovado. O usuário com permissão poderá utlizar um dos status abaixo para informar previsão de pagamento ou Quitação do acordo.

- Fila de Pagamento: O Status só poderá ser utilizado após o Acordo ter sido aprovado, assim o usuário deve ter acesso a esta situação de acordo através de permissão e ao utilizar deve inserir a forma de pagamento e data prevista para pagamento obrigatoriamente;
- Quitado: O Status só poderá ser utilizado após o Acordo ter sido aprovado, assim o usuário deve ter acesso a esta situação de acordo através de permissão e ao utilizar deve inserir a forma de pagamento e data de pagamento obrigatóriamente;

Aprovação dos Acordo

Para facilitar a gestão e análise dos acordos, será criada uma tela específica no portal, com filtros de pesquisa:

Por data inicial e final, Código, Status, Supervisor, Vendedor e Cliente.

Ao aplicar os filtros, o sistema exibirá para o usuário:

Código do acordo, Tipo de acordo, Data da solicitação, Nome do vendedor, Nome do cliente, Status atual, Botão de acesso às ações de aprovação e Botão para geração do PDF.

Para aprovação dos acordos, o usuário deve está em uma alçada de aprovação.

O gestor poderá visualizar um preview do contrato em PDF diretamente na interface. Após a aprovação, será possível disparar automaticamente um e-mail de notificação. O Preview em PDF, deve conter quatro Blocos de informação.

- Bloco 1 - Deve conter logomarca do cliente, o titulo Acordo comercial e o código do acordo;

- Bloco 2 - A Identificação do cliente que recebeu o acordo com: Razão Social, CNPJ, Canal de Venda e Endereço completo;

- Bloco 3 - As informações do Acordo como: Data de Emissão, Vencimento, Valor a Pagar, Forma de pagamento, Observação do Acordo, Tipo do acordo, categoria, Categoria;

- Bloco 4 - Deve apresenta o aprovador ou aprovadores, para este caso podemos usar a informação do usuário que realizou aprovação, data e horário.

Gerenciamento dos Pagamentos

Após os acordos aprovados, estes podem ser atualizados mais duas vezes, onde um usuário com permissão pode colocar o seu status para fila de pagamento ou Quitado, lembrando que em ambos os status, serão obrigatórios as informações de data de pagamento e modo como será realizado.

Card e Emissão de relatório

Criar relatório em excel.

Além disso, será disponibilizado um relatório em Excel, que permitirá a extração, onde este relatório deve apresentar:

Campos dos Relatório

- Gestor

- Vendedor

- Canal de Venda

- UF do Cliente

- Código Cliente

- Nome Cliente

- Código do Acordo

- Observação do Acordo

- Data de Emissão

- Valor do Acordo

- Ativação

- Categoria

- Sub Categoria

- Aprovador

- Data da Aprovação

- Status

- Forma de pagamento

- Observação da Aprovação

Criar card

Serão criados opções de cards para uso no dashboard inicial, as opções são as seguintes:

• Card de Acordo Acumulado do Ano • Card de Acordo Acumulado Mês • Card de Acordo dia • Card de Acordo pendente

Fluxo de Envio de e-mail

A funcionalidade deve realizar o envio de e-mail, informando que o acordo necessita de aprovação, bem como ao ser aprovado, deve ser enviado ao usuários de financeiro que realização o agendamento e quitação Quando enviar e-mail:

- Ao ter um acordo Efetivado pelo vendedor, deve disparar e-mail para o Gestor que tem alçada para aprovar;

- Ao ter um acordo de alçada maior, em que o gestor que está na alçada menor deu o ok, deve disparar e-mail para o gestor de alçada maior;

- Ao ter o acordo aprovado, deve disparar e-mail para os usuários que fazem a gestão de pagamento;

- Ao ter o acordo colocado em fila de pagamento, deve ser enviado ao Vendedor;

- Ao ter o acordo colocado como quitado, deve ser enviado ao Vendedor;

- Ao ter o acordo recusado, enviar e-mail ao vendedor;

As informações a serem enviadas no e-mail, devem informar o código do acordo, o nome do cliente e o status em que ele está naquele momento, o e-mail, tem o intuito de sinalizar sobre o acordo e o status em que ele está.

Regras de Negócios

Registro de Acordos Comerciais

RN001 - O Usuário poderá registrar acordos comerciais na plataforma Geosales (Portal e Mobile), mesmo que não estejam vinculados a um pedido.

RN002 - O acesso à funcionalidade de registro de acordos será feito a partir da mesa do cliente, será disponibilizado a partir de ação liberada para o perfil no controles de ações;

RN003 - Os seguintes dados são obrigatórios no momento do registro do acordo: - Data de Emissão

- Vendedor

- Período do acordo, data inicial e final

- Valor da Proposta

- Forma de pagamento

- Usuário que realizou o cadastro

- Campo Ativação

- Categoria

- Sub Categoria

RN004 - O acordo poderá ser salvo em dois estados:

- Rascunho: edição permitida, não segue para aprovação.

- Efetivado: encaminhado automaticamente para análise do gestor;

Aprovação de Acordos

RN005 - Ao ser efetivado, o acordo será encaminhado para um gestor com alçada, que poderá executar uma das seguintes ações:

- Aprovar

- Recusar

- Cancelar

- Deixar como Pendente

- Salvar (sem decisão final) ;

RN006 - Para que os gestores realizem aprovação, devem ter acesso a tela através de liberação no controle de acesso para o perfil e devem está em uma alçada de aprovação para conseguir aprovar os acordos que serão apresentados na tela de gestão, além disso, deve respeitar a hierarquia configurada no sistema;

RN007 - Cada ação executada no processo de aprovação deverá ser registrada com data, hora, usuário e motivo (se aplicável);

Gestão e Visualização de Acordos

RN008 - Será disponibilizada uma tela para gestores no Portal, contendo filtros de pesquisa por:

- Período

- Status

- Vendedor

- Cliente

- Tipo de acordo;

- Código

- Supervisor

RN009 - A listagem de acordos exibirá, no mínimo:

- Código do acordo

- Tipo de acordo

- Data da solicitação

- Nome do vendedor

- Nome do cliente

- Status atual

- Botões de ações (Aprovar, Recusar, Gerar PDF), caso tenha alçada para aprovar;

RN010 - O gestor poderá visualizar um preview em PDF do acordo diretamente na interface da plataforma;

RN011. Após a aprovação de um acordo, será disparado automaticamente um e-mail de notificação ao(s) destinatário(s) predefinido(s).

Aprovação

Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.

GeoSales

Setor	Aprovado Por	Data	Assinatura
Desenvolvimento - GeoSales		16/08/2023
Integração - GeoSales		16/08/2023

Empresa solicitante

Setor	Aprovado Por	Data	Assinatura
Gerente TI - Cliente		00/00/0000
Gerente de Projeto - Cliente		00/00/0000
Gerente Comercial - Cliente		00/00/0000