Situações de envio de e-mail

Histórico de Alterações

Data	Quem	Comentários
12/11/2018	Ana Júlia	Criação do documento
03/12/2018	Ryvane Maria	Ajustes no documento

Necessidade

Para que se torne mais transparente determinadas atividades a serem executadas, se faz necessário o envio de e-mail para o usuário, sobre determinadas ações a serem feitas, para serem lembradas ou informadas.

Desta forma, o usuário conseguirá ter uma maior visualização sobre a situação dos pedidos e seus respectivos fluxos.

Solução

Em alguns cenários se faz necessário o alerta direto ao usuário, além do alerta em tela que já existe. O alerta ao usuário de forma direta será feita através do e-mail, ou seja, em cenários como: pendência de pedido, retorno do pedido, integração do pedido e entre outros, o sistema irá disparar um e-mail conforme parametrizado, para que o usuário fique ciente do cenário em que o pedido se encontra

Implementação

- Configuração do envio de e-mails

Inicialmente, para que os cenários de envio de e-mails sejam implementados no GeoSales, cada cenário especificado abaixo irá conter um modelo específico de envio que definirá os parâmetros de layout do e-mail. Esse modelo será parametrizado e aplicado pelo GeoSales.

Existem distintas situações que poderão disparar e-mails para o usuário, sendo ele o cliente ou o vendedor.

- Envio de e-mail para alteração da data de entrega

Será disparado um e-mail ao cliente e ao vendedor caso a data de entrega do pedido seja alterada no ERP.

Quando houver alteração na data de entrega do pedido, o sistema GeoSales disparará um e-mail informando o código do pedido, o nome do vendedor que realizou o pedido, o nome do cliente, data de entrega anterior do pedido e a data de entrega atual do pedido.

O e-mail será enviado para caixa de entrada, contendo o seguinte título: "[GeoSales] A data de entrega do pedido - (Número do pedido) - foi alterada".

Para que o envio de e-mail venha a ocorrer de forma correta, é necessário que os seguintes critérios sejam atendidos:

1. O cliente e o vendedor deverão estar com os seus e-mails cadastrados corretamente;
2. A data de entrega do pedido deverá ter sofrido alteração diretamente no ERP;

- Envio de e-mail do espelho do pedido, quando exportado ao ERP

Os vendedores realizam o acompanhamento do pedido até a exportação ao ERP. Para que os vendedores possuam um acompanhamento mais efetivo junto ao cliente, será disparado um e-mail contendo o espelho do pedido quando este pedido for exportado ao ERP. Este e-mail será enviado ao cliente e ao vendedor.

O e-mail será enviado para caixa de entrada, com o título "Pedido - (Número do pedido) - Foi exportado", e no corpo do e-mail, a cópia do pedido.

Para que o envio de e-mail venha ocorrer, se faz necessário as seguintes validações:

1. O cliente deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
2. O vendedor deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
3. O pedido deverá ter sido exportado ao ERP;

- Envio de e-mail para os vendedores sobre alteração dos pedidos

Em alguns cenários, os pedidos se encontram pendentes de aprovação e precisam ser alterados para que possam ser aprovados. Quando um pedido está pendente de aprovação, e precisa ser alterado para que a aprovação ocorra, o supervisor retorna este pedido ao vendedor. Este retorno será informado ao vendedor através do envio de um e-mail.

Quando um pedido for retornado, o vendedor receberá o e-mail com o título, "Pedido - (Número do pedido) - Foi retornado", e no corpo do e-mail, a cópia do pedido.

- Envio de e-mail aos supervisores sobre pedidos pendentes

Atualmente, pedidos pendentes podem ser visualizados pelo vendedor no portal GeoSales, e não há um alerta a respeito da sua existência. Para que os supervisores consigam acompanhar o surgimento de pedidos pendentes de forma mais eficaz, deverá ser enviado um e-mail ao supervisor quando um novo pedido pendente surgir.

Os supervisores receberão o e-mail de pendência de acordo com a hierarquia e pendências que o usuário supervisor poderá aprovar, ou seja, para pedidos que não são da alçada do supervisor não serão enviados alertas.

O e-mail de pedido pendente será enviado a caixa de entrada com o título "Pedido - (Número do pedido) - Está Pendente", e no corpo deste e-mail conterá o espelho do pedido.

Se faz necessário algumas validações, para que o envio de e-mail de pedidos pendentes seja realizado com sucesso, segue abaixo:

1. O supervisor deverá estar cadastrado no GeoSales;
2. O supervisor deverá estar vinculado aos vendedores;
3. O supervisor deverá estar com o e-mail cadastrado, para receber o e-mail;
4. O supervisor deverá estar vinculado a uma alçada de autorização de preço;
5. O pedido deverá ser efetivado para que seja disparado um e-mail;

- Nova cópia de envio de e-mail, caso o pedido continue sem aprovação

Em alguns cenários o supervisor passa muito tempo sem interagir com o pedido que esteja pendente de aprovação. Para que isso seja evitado, o GeoSales irá reenviar o e-mail de pendência de pedido para o supervisor que deve realizar a aprovação, colocando em cópia, também, o supervisor de alçada superior.

O número de dias que um pedido pendente poderá ficar sem interação será parametrizado através de uma configuração. Esta configuração deverá receber valores numéricos inteiros para que fique ativa, sendo o valor inserido a quantidade de dias em espera que irão disparar um novo e-mail.

Se faz necessário algumas validações, para o reenvio de e-mail sobre pedidos pendentes, segue abaixo:

1. O supervisor deverá estar cadastrado no GeoSales;
2. A hierarquia de gestores deverá estar cadastrada corretamente;

- Envio de e-mail da cópia do pedido caso o pedido seja travado na aprovação de crédito

Alguns pedidos quando exportados ao ERP recebem algum bloqueio.

Regras de Negócios

[RN1] -

Regras de Integração

[RI1] -

Aprovação

Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.

GeoSales

Setor	Aprovado Por	Data
Desenvolvimento - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Integração - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Configurações - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000

Empresa solicitante

Setor	Aprovado Por	Data	Assinatura
Gerente TI - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente de Projeto - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente Comercial - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000