Rotina de Agendamento de clientes Automático

Histórico de Alterações

Data	Quem	Comentários
11/09/2026	Renato Lima	Criação do documento

Necessidade

O cliente necessita de uma funcionalidade que permita identificar, a partir do relatório de clientes sem compra disponível no módulo Inteligência, quais clientes representam oportunidades de retomada comercial e, com base nessas informações, facilitar a criação de uma agenda de atividades para a equipe de vendas.

Atualmente, embora o sistema disponibilize informações relacionadas ao histórico comercial dos clientes, é necessário realizar a análise e o planejamento das atividades de forma manual. Em cenários com grande quantidade de clientes e vendedores, esse processo pode demandar elevado esforço operacional.

A necessidade é permitir que o gestor utilize informações como curva ABC, valor vendido, quantidade de pedidos, data da última compra, frequência de compra, período de inatividade e informações de crédito para avaliar os clientes e definir quais deverão ser trabalhados pela equipe.

O sistema deverá atuar como apoio à decisão, não sendo responsável por determinar automaticamente quais clientes devem ser priorizados.

Após a seleção, o gestor deverá conseguir configurar parâmetros de geração e criar, de forma massiva, atividades de retomada para os vendedores responsáveis pelos clientes.

Solução

Será implementada uma evolução no relatório de clientes sem compra do módulo Inteligência, permitindo que o resultado da análise seja utilizado como origem para uma rotina de agendamento automático de atividades de retomada.

O fluxo será dividido em etapas:

1. O usuário acessa o relatório de clientes sem compra;

2. Aplica os filtros necessários;

3. 1. Analisa os clientes apresentados;

4. Utiliza as informações comerciais e financeiras para definir as oportunidades;

5. Seleciona os clientes que deseja trabalhar;

6. Aciona a opção para criação da agenda;

7. O sistema apresenta uma segunda etapa para configuração da geração;

8. O gestor define os vendedores que participarão;

9. Define a quantidade de atividades que deverão ser realizadas por dia;

10. Define o período para distribuição das atividades;

11. O sistema realiza a distribuição automática dos clientes;

12. Apresenta um resumo da agenda que será criada;

13. O gestor poderá revisar a geração;

14. Após a confirmação, o sistema cria os eventos na agenda;

15. Os eventos serão identificados como atividades do tipo Retomada;

16. A observação do evento conterá informações relevantes sobre o cliente para auxiliar o vendedor durante o atendimento.

Relatório de Clientes Inativos

O relatório existente no Inteligência será utilizado como ponto inicial do processo.

Além das informações já disponíveis, deverão ser disponibilizados dados que permitam ao gestor avaliar a relevância e o momento de retomada de cada cliente.

Informações comerciais

• Cliente;
• Vendedor responsável;
• Supervisor;
• Organização de venda;
• Canal;
• Curva ABC;
• Valor vendido no período;
• Quantidade de pedidos;
• Data da última compra;
• Quantidade de dias de inatividade;
• Frequência média de compra.
• Valor Ticket Médio

Informações financeiras

• Status do cliente;
• Indicador de cliente bloqueado/não bloqueado;
• Valor total em aberto;
• Valor total vencido/em atraso;
• Limite de crédito.

Essas informações deverão permitir que o gestor faça uma análise conjunta do comportamento comercial e financeiro do cliente.

Critérios para análise e seleção

O gestor poderá utilizar as informações do relatório para estabelecer seus próprios critérios de priorização.

Exemplos:

• Clientes classificados como A;
• Clientes classificados como A e B;
• Clientes com determinado valor médio de compras;
• Clientes sem compra há mais de 90 dias;
• Clientes cuja frequência habitual de compra seja inferior ao período atual de inatividade;
• Clientes sem bloqueio financeiro;
• Clientes com limite de crédito disponível.

Os critérios acima são exemplos de utilização das informações e não deverão ser aplicados automaticamente pelo sistema, salvo aqueles que forem definidos como filtros da própria consulta.

Criação da Agenda

A partir do resultado do relatório, o gestor poderá iniciar o processo de criação da agenda.

A opção de criação deverá considerar o conjunto de dados resultante dos filtros aplicados no relatório.

Dessa forma, o usuário não precisará repetir na tela de criação todos os filtros já utilizados no relatório.

Exemplo

O gestor poderá filtrar previamente:

Canal = Varejo Supervisor = João Período = últimos 12 meses Clientes sem compra há mais de 90 dias

Após aplicar esses filtros, somente os clientes resultantes da consulta serão considerados na etapa de criação da agenda.

Parâmetros para geração da agenda

Na etapa de configuração da agenda, o gestor deverá informar os parâmetros necessários para a geração automática.

Tipo de atividade

O sistema deverá utilizar um tipo específico para identificar os eventos criados pela rotina.

Tipo sugerido: Retomada

O tipo deverá ser atribuído automaticamente, evitando que o gestor tenha que selecionar manualmente o tipo da atividade em cada geração.

Vendedores

O gestor deverá poder selecionar os vendedores para os quais deseja gerar as atividades.

A seleção deverá permitir trabalhar com múltiplos vendedores simultaneamente.

Isso é necessário para permitir a geração em massa em empresas que possuem grande quantidade de vendedores.

Quantidade de atividades por dia

O gestor deverá informar a quantidade de atividades que deseja gerar diariamente.

Exemplo:

2 atividades por dia.

Caso existam 10 clientes para determinado vendedor, o sistema poderá distribuí-los em cinco dias.

Caso existam 20 clientes, serão distribuídos em dez dias, considerando a mesma capacidade diária.

Período de execução

O gestor deverá informar o período no qual as atividades deverão ser distribuídas.

Exemplo:

Início: 14/09/2026 Fim: 25/09/2026

O sistema deverá respeitar o período definido durante a distribuição das atividades.

Geração em massa

A geração deverá ser realizada de forma automática e em massa.

O sistema deverá considerar:

• Clientes selecionados;
• Vendedor responsável;
• Quantidade de atividades por dia;
• Período informado;
• Critérios definidos no relatório.

Exemplo

O resultado possui:

Vendedor	Cliente Selecionados
Renato	10
Andre	20
Carlos	15

O gestor define:

2 atividades por dia

O sistema deverá realizar automaticamente a distribuição:

Vendedor	Clientes	Atividades/dia	Dias necessários
Renato	10	2	5
André	20	2	5
Carlos	15	2	8*

• Considerando arredondamento para o último dia.

Resumo da geração

Antes da criação definitiva dos eventos, o sistema deverá apresentar uma tela de resumo.

O objetivo é permitir que o gestor valide o resultado da geração antes da confirmação.

Sugestão de informações

• Vendedor;
• Quantidade de clientes elegíveis;
• Quantidade de clientes selecionados;
• Quantidade de atividades a gerar;
• Quantidade de atividades por dia;
• Data inicial;
• Data final;
• Quantidade de dias necessários.

O resumo deverá permitir identificar como os clientes serão distribuídos entre os vendedores.

Revisão antes da confirmação

O gestor deverá poder revisar o resultado da geração.

Será possível, por exemplo:

• Confirmar todos os vendedores;
• Retirar determinado vendedor;
• Manter determinado vendedor para geração posterior;
• Revisar a quantidade de atividades;
• Cancelar a geração.

Somente após a confirmação os eventos deverão ser efetivamente criados.

Criação dos eventos

Após a confirmação, o sistema deverá criar automaticamente as atividades na agenda dos respectivos vendedores.

Cada evento deverá estar associado, no mínimo, a:

• Cliente;
• Vendedor/responsável;
• Data;
• Tipo de atividade;
• Observação.

O evento deverá ser identificado como uma atividade de Retomada.

Observação automática da atividade

Para evitar que o vendedor precise retornar ao relatório para entender o motivo da atividade, o sistema deverá gerar uma observação contendo um resumo das principais informações utilizadas na análise.

Exemplo

Retomada de cliente inativo

• Última compra: 15/05/2026
• Inatividade: 118 dias
• Frequência média de compra: 45 dias
• Valor vendido no período: R$ 35.500,00
• Quantidade de pedidos: 12
• Curva ABC: A
• Status: Ativo
• Valor em aberto: R$ 3.200,00
• Valor vencido: R$ 0,00
• Limite de crédito: R$ 10.000,00

A composição definitiva das informações da observação deverá ser definida durante a implementação.

Implementação

A implementação deverá contemplar as seguintes etapas:

Etapa 1 — Evolução do relatório

• Revisar o relatório de clientes sem compra;
• Disponibilizar as informações comerciais necessárias;
• Disponibilizar informações de crédito;
• Disponibilizar a curva ABC;
• Disponibilizar indicadores de inatividade e frequência;
• Criar a ação para iniciar a geração da agenda.

Etapa 2 — Tela de configuração

Desenvolver a etapa responsável pela configuração da geração, contemplando:

• Tipo de atividade;
• Vendedores;
• Quantidade de atividades por dia;
• Data inicial;
• Data final;
• Demais parâmetros definidos no detalhamento funcional.

Etapa 3 — Motor de distribuição

Implementar a lógica responsável por:

• Receber os clientes resultantes do relatório;
• Agrupar os clientes por vendedor;
• Aplicar a capacidade diária;
• Distribuir as atividades;
• Respeitar o período definido;
• Preparar os eventos.

Etapa 4 — Resumo

Desenvolver a tela de conferência da geração, permitindo ao gestor visualizar e revisar o resultado antes da efetivação.

Etapa 5 — Criação dos eventos

Após a confirmação:

• Criar os eventos;
• Associar cliente e vendedor;
• Definir data;
• Definir tipo “Retomada”;
• Gerar a observação automática.

Etapa 6 — Validação

Realizar testes contemplando:

• Um vendedor;
• Múltiplos vendedores;
• Grande quantidade de clientes;
• Diferentes capacidades diárias;
• Períodos diferentes;
• Clientes com e sem informações financeiras;
• Clientes com diferentes classificações ABC;
• Validação da distribuição;
• Validação da criação dos eventos.

Escopo

Escopo Incluso

• Evolução do relatório de clientes sem compra;
• Exibição das informações comerciais necessárias;
• Exibição das informações de crédito;
• Exibição da curva ABC;
• Indicadores de frequência e inatividade;
• Ação para iniciar a criação da agenda;
• Seleção de vendedores;
• Definição de quantidade de atividades por dia;
• Definição de período;
• Geração em massa;
• Distribuição automática dos clientes;
• Tela de resumo;
• Revisão antes da confirmação;
• Criação automática dos eventos;
• Identificação do evento como “Retomada”;
• Geração automática da observação;
• Respeito à estrutura atual de cliente/vendedor.

Escopo Não Incluso

• Transferência automática de carteira;
• Criação de nova estrutura de carteira;
• Alteração do relacionamento cliente/vendedor;
• Alteração da visualização de pedidos históricos;
• Criação automática de rotas;
• Otimização geográfica de visitas;
• Sugestão automática de pedido;
• Sugestão de produtos;
• Inteligência preditiva para escolha automática dos clientes;
• Automação de cobrança;
• Regras de comissão;
• Alterações na integração de pedidos;
• Outras funcionalidades não relacionadas diretamente à geração da agenda de retomada.

Atores

Gestor

Responsável por:

• Consultar o relatório;
• Aplicar filtros;
• Analisar os clientes;
• Definir os critérios de priorização;
• Selecionar os vendedores;
• Definir capacidade diária;
• Definir período;
• Validar o resumo;
• Confirmar a geração.

Vendedor/Responsável pela atividade

Responsável por:

• Receber as atividades de retomada;
• Consultar as informações apresentadas na atividade;
• Realizar o contato/visita ao cliente;
• Registrar o resultado da atividade conforme os recursos existentes no sistema.

Sistema

Responsável por:

• Consultar e apresentar os dados;
• Processar os clientes selecionados;
• Distribuir as atividades;
• Criar os eventos;
• Registrar o tipo da atividade;
• Gerar a observação automaticamente.

Pré-condições

• Usuário possuir acesso ao módulo Inteligência;
• Relatório de clientes sem compra estar disponível;
• Clientes possuírem vínculo com vendedor;
• Informações de vendas estarem disponíveis;
• Informações necessárias para os indicadores estarem integradas;
• Funcionalidade de agenda/eventos estar disponível;
• Usuário possuir permissão para gerar atividades;
• Vendedores selecionados estarem ativos/disponíveis para receber atividades.

Pós-condições

Após a confirmação da geração:

• As atividades de retomada serão criadas;
• Cada atividade estará associada ao respectivo cliente;
• Cada atividade estará atribuída ao responsável/vendedor;
• As datas serão distribuídas conforme os parâmetros informados;
• O evento possuirá identificação de atividade de retomada;
• O evento possuirá observação com o resumo das informações do cliente.

Regras de Negócio

[RN1] - Origem da geração

A agenda deverá ser gerada a partir dos clientes resultantes do relatório de clientes sem compra do Inteligência.

[RN2] - Filtros

Os filtros aplicados no relatório deverão determinar o conjunto de clientes considerado para a geração da agenda.

[RN3] - Decisão do gestor

O sistema não deverá determinar automaticamente quais clientes devem ser priorizados. A seleção deverá permanecer sob responsabilidade do gestor.

[RN4] - Curva ABC

A classificação ABC deverá ser apresentada como informação para apoio à decisão e poderá ser utilizada como critério de seleção.

[RN5] - Histórico comercial

O relatório deverá disponibilizar informações relacionadas ao histórico de compras do cliente, incluindo última compra, frequência, quantidade de pedidos e valor vendido.

[RN6] - Inatividade

O sistema deverá apresentar o período de inatividade do cliente, preferencialmente em quantidade de dias, além da data da última compra.

[RN7] - Crédito

O sistema deverá apresentar informações de crédito do cliente, incluindo status, valores em aberto, valores vencidos e limite de crédito, quando disponíveis.

[RN8] - Tipo de atividade

Os eventos gerados automaticamente pela rotina deverão utilizar o tipo Retomada ou outro tipo previamente definido para essa finalidade.

[RN9] - Seleção de vendedores

A geração deverá permitir a seleção de múltiplos vendedores em uma única operação.

[RN10] - Capacidade diária

O gestor deverá informar a quantidade de atividades que deverão ser distribuídas por dia.

[RN11] - Período

A distribuição deverá respeitar o período informado pelo gestor.

[RN12] - Distribuição

Os clientes deverão ser distribuídos automaticamente considerando o vendedor responsável e a quantidade de atividades definida.

RN13 — Geração em massa

A rotina deverá permitir gerar atividades para diversos vendedores em uma única execução.

RN14 — Validação Os eventos não deverão ser criados definitivamente antes da confirmação do resumo apresentado ao gestor.

RN15 — Revisão

O gestor deverá poder retirar vendedores da geração antes da confirmação.

RN16 — Observação

Os eventos gerados deverão possuir uma observação automática com informações relevantes do cliente.

RN17 — Estrutura de vendedores

A rotina deverá respeitar a estrutura atual de relacionamento entre cliente e vendedor existente no sistema.

RN18 — Carteira

A funcionalidade não deverá criar uma nova estrutura de carteira ou realizar transferência automática de clientes entre vendedores.

RN19 — Pedidos anteriores

A rotina não deverá alterar regras existentes de visualização ou propriedade dos pedidos históricos dos clientes.

RN20 — Rotas

A primeira versão não deverá realizar criação ou otimização automática de rotas.

RN21 — Sugestão de pedido

A primeira versão não deverá gerar sugestão automática de produtos ou pedidos.

RN22 — Evolução futura

A estrutura deverá permitir futuras evoluções para utilização em outros processos, como cobrança, rotas e sugestões comerciais.

Fluxograma

Fluxo resumido da solução

Inteligência → Relatório de clientes inativos → Análise → Seleção → Configuração da agenda → Distribuição automática → Resumo → Validação → Criação dos eventos → Atividade de Retomada para o vendedor

Aprovação

Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.

GeoSales

Setor	Aprovado Por	Data
Integração - GeoSales		dd/mm/aaaa

Empresa solicitante

Setor	Aprovado Por	Data	Assinatura
Gerente TI - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente de Projeto - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente Comercial - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000