Mudanças entre as edições de "Documento Unificado Funcionalidade de despesas"
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== Atores == | == Atores == | ||
| + | '''Usuário (Colaborador / Supervisor) -''' Responsável por iniciar o cabeçalho das despesas corporativas e, após a liberação, inserir os detalhes práticos dos gastos executados (valores, datas, números de notas fiscais e imagens de comprovantes). | ||
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| + | '''Gestor / Superior ''' - Responsável por avaliar as solicitações, cadastrar a estimativa de custos (previsão) permitida, definir as margens de tolerância para gastos adicionais (excedentes) e conceder a autorização final ou recusa do reembolso. | ||
== Pré-condições == | == Pré-condições == | ||
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== Regras de Negócio == | == Regras de Negócio == | ||
| − | '''[RN1] - ''' | + | '''[RN1] - Imutabilidade após Finalização: ''' |
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| + | Uma vez que a despesa (seja ela de previsão ou realizada) for finalizada pelo usuário ou gestor, ela é travada pelo sistema e não poderá sofrer nenhum tipo de edição ou modificação. | ||
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| + | '''[RN2] - Exclusão de Rascunhos:''' | ||
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| + | Despesas e itens que se encontrem sob a situação "Salvo" (não finalizadas) poderão ser livremente excluídos ou corrigidos pelo seu respectivo criador. | ||
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| + | '''[RN3] - Visibilidade Hierárquica:''' | ||
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| + | O gestor ou supervisor imediato possui autoridade e visibilidade completa para acompanhar e inspecionar todas as despesas vinculadas aos usuários de sua linha de subordinação, independente se estão salvas como rascunho ou formalmente finalizadas. | ||
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| + | '''[RN4] - Condição para Aprovação:''' | ||
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| + | Uma despesa só estará elegível para análise e aprovação formal do gestor se tiver sido previamente finalizada pelo colaborador responsável pelo consumo. | ||
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| + | '''[RN5] - Bloqueio de Edição de Cabeçalho:''' | ||
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| + | Para despesas iniciadas pelo usuário que estejam salvas em modo de rascunho, o sistema permite apenas a manipulação e inserção de novos itens de despesa, bloqueando alterações nos campos principais do cabeçalho. | ||
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| + | '''[RN6] - Emissão de relatório:''' | ||
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| + | Deve ser possível emitir relatório em Pdf e excel com as seguintes informações: | ||
| − | ''' | + | '''Cabeçalho do relatório''' |
| − | + | * Código da Despesa: [CD_DESPESA] (Gerado automaticamente pelo sistema) | |
| + | * Título da Despesa: [DS_TITULO_DESPESA] (Ex: "Visita ao Cliente X") | ||
| + | * Colaborador (Autor): Nome do usuário responsável pelo consumo | ||
| + | * Gestor Autorizador: Nome do gestor responsável pela aprovação | ||
| + | * Período: [DATA_INICIAL] até [DATA_FINAL] Situação Atual: (Aberta / Solicitada / Em Análise / Aprovada) | ||
| + | * Data de Extração: Data e hora em que o relatório foi gerado. | ||
| − | ''' | + | '''Detalhamento por Tipo de Despesa''' |
| + | * Tipo de Despesa - Tipo da despesa selecionada | ||
| + | * Descrição - Descrição inserida ao criar a despesa | ||
| + | * Data da emissão - Data que foi informado ao realizar o cadastro | ||
| + | * Valor - Valor da despesa informado pelo usuario | ||
| + | * Nota fiscal - Número do cupom fiscal | ||
| + | * Observação - Observação colocada ao cadastrar | ||
| + | * Foto - No caso pode ser apresentado a imagem ou o link para abertura da imagem para visualização. | ||
| − | |||
| − | '''[ | + | '''[RN7] - Cadastro da despesas:''' |
| − | + | O cadastro deve ser possível ser realizado no APP e Portal. | |
== Fluxograma == | == Fluxograma == | ||
Edição atual tal como às 18h55min de 1 de junho de 2026
Histórico de Alterações
| Data | Quem | Comentários |
|---|---|---|
| 01/06/2026 | Renato Lima | Criação do documento |
Necessidade
Criação e evolução de um módulo de controle de despesas corporativas no sistema GeoSales.O objetivo é permitir que os colaboradores realizem a prestação de contas de suas viagens e atividades externas de forma organizada, garantindo uma visão panorâmica dos gastos tanto para os usuários quanto para seus respectivos gestores.
Solução
Desenvolvimento de uma funcionalidade dividida em etapas e perfis de acesso, onde é possível cadastrar, consultar, auditar e aprovar gastos corporativos (como diárias de hotel, almoço, combustível e pedágio). O sistema deve adaptar seu fluxo com base em parâmetros de configuração da empresa (exigindo ou não uma etapa prévia de estimativa/previsão de gastos pelo gestor).
Implementação
A solução é estruturada sob a lógica da configuração ativa ou inativa da diretriz ID_DESPESA_PENDENTE e da análise baseada na ID_EXIBIR_ANALISE_DESPESA.
Dependendo do cenário:
● Com parametrização de previsão desativada: O fluxo é simplificado. O usuário realiza diretamente o cadastro do cabeçalho da despesa e inclui os itens de despesa realizada, anexando os comprovantes sem a necessidade de uma aprovação de orçamento prévio.
● Com parametrização de previsão ativa: O fluxo funciona em três fases distintas:
1. O usuário (ou gestor) realiza o cadastro do cabeçalho identificando o período e o colaborador.
2. O gestor define a Despesa Prevista (estipulando o valor orçado e a margem de excedente permitida em porcentagem). A despesa precisa ser salva e finalizada pelo gestor para ficar disponível.
3. O usuário responsável pelo consumo preenche a Despesa Realizada, limitando-se aos valores previamente acordados mais a margem configurada.
Documentos relacionados
Escopo
Escopo Incluso
● Formulário dinâmico de Cabeçalho de Despesa contendo campos para Descrição/Título, Data Inicial (Calendário), Data Final (Calendário) e seleção de Usuário/Gestor dependente de hierarquia.
● Módulo de Despesa Prevista com seleção de Tipo de Despesa, Valor Previsto e Porcentagem de Excedente.
● Módulo de Despesa Realizada contendo descrição do item, tipo, data de emissão, valor utilizado, número da nota fiscal, campo de observações e upload de anexos de imagem.
● Tela de listagem e filtros de pesquisa avançados (por Título, Autor e Status como 'Autorizado', 'Não Autorizado' e 'Aguardando autorização').
● Permissão para anexar múltiplas fotos ou arquivos de imagem para o mesmo comprovante de nota fiscal.
● Painel visual com semáforos de status indicando o ciclo de vida da prestação de contas: Aberta, Solicitada, Análise e Aprovada.
Escopo Não Incluso
● Integração com sistemas externos de ERP contábil ou emissão direta de notas fiscais eletrônicas (NF-e/NFS-e).
● Mecanismo automatizado de transações bancárias, transferências via PIX ou pagamentos diretos de reembolsos a partir do sistema.
● Tratamento de moedas estrangeiras ou conversões cambiais automáticas.
Atores
Usuário (Colaborador / Supervisor) - Responsável por iniciar o cabeçalho das despesas corporativas e, após a liberação, inserir os detalhes práticos dos gastos executados (valores, datas, números de notas fiscais e imagens de comprovantes).
Gestor / Superior - Responsável por avaliar as solicitações, cadastrar a estimativa de custos (previsão) permitida, definir as margens de tolerância para gastos adicionais (excedentes) e conceder a autorização final ou recusa do reembolso.
Pré-condições
Regras de Negócio
[RN1] - Imutabilidade após Finalização:
Uma vez que a despesa (seja ela de previsão ou realizada) for finalizada pelo usuário ou gestor, ela é travada pelo sistema e não poderá sofrer nenhum tipo de edição ou modificação.
[RN2] - Exclusão de Rascunhos:
Despesas e itens que se encontrem sob a situação "Salvo" (não finalizadas) poderão ser livremente excluídos ou corrigidos pelo seu respectivo criador.
[RN3] - Visibilidade Hierárquica:
O gestor ou supervisor imediato possui autoridade e visibilidade completa para acompanhar e inspecionar todas as despesas vinculadas aos usuários de sua linha de subordinação, independente se estão salvas como rascunho ou formalmente finalizadas.
[RN4] - Condição para Aprovação:
Uma despesa só estará elegível para análise e aprovação formal do gestor se tiver sido previamente finalizada pelo colaborador responsável pelo consumo.
[RN5] - Bloqueio de Edição de Cabeçalho:
Para despesas iniciadas pelo usuário que estejam salvas em modo de rascunho, o sistema permite apenas a manipulação e inserção de novos itens de despesa, bloqueando alterações nos campos principais do cabeçalho.
[RN6] - Emissão de relatório:
Deve ser possível emitir relatório em Pdf e excel com as seguintes informações:
Cabeçalho do relatório
- Código da Despesa: [CD_DESPESA] (Gerado automaticamente pelo sistema)
- Título da Despesa: [DS_TITULO_DESPESA] (Ex: "Visita ao Cliente X")
- Colaborador (Autor): Nome do usuário responsável pelo consumo
- Gestor Autorizador: Nome do gestor responsável pela aprovação
- Período: [DATA_INICIAL] até [DATA_FINAL] Situação Atual: (Aberta / Solicitada / Em Análise / Aprovada)
- Data de Extração: Data e hora em que o relatório foi gerado.
Detalhamento por Tipo de Despesa
- Tipo de Despesa - Tipo da despesa selecionada
- Descrição - Descrição inserida ao criar a despesa
- Data da emissão - Data que foi informado ao realizar o cadastro
- Valor - Valor da despesa informado pelo usuario
- Nota fiscal - Número do cupom fiscal
- Observação - Observação colocada ao cadastrar
- Foto - No caso pode ser apresentado a imagem ou o link para abertura da imagem para visualização.
[RN7] - Cadastro da despesas:
O cadastro deve ser possível ser realizado no APP e Portal.
Fluxograma
Aprovação
Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.
GeoSales
| Setor | Aprovado Por | Data |
|---|---|---|
| Integração - GeoSales | dd/mm/aaaa |
Empresa solicitante
| Setor | Aprovado Por | Data | Assinatura |
|---|---|---|---|
| Gerente TI - Cliente | Pessoa que aprovou | 00/00/0000 | |
| Gerente de Projeto - Cliente | Pessoa que aprovou | 00/00/0000 | |
| Gerente Comercial - Cliente | Pessoa que aprovou | 00/00/0000 |