Situações de envio de e-mail

Histórico de Alterações

Data	Quem	Comentários
12/11/2018	Ana Júlia	Criação do documento
03/12/2018	Ryvane Maria	Ajustes no documento
02/01/2019	Ryvane Maria	Inclusão de tabela de e-mail de clientes

Necessidade

Para que se torne mais transparente determinadas ações pendentes ou executadas, se faz necessário o envio de e-mail para os responsáveis envolvidos, sendo eles o vendedor, o cliente ou o gestor. Este e-mail terá como objetivo aumentar o nível de comunicação das etapas do pedido, além de emitir informativos a respeito de diversos cenários.

Sendo assim, alguns cenários devem ser informados ao responsável, de forma que se torne mais eficaz que esse usuário atue na ação necessária.

Solução

Em alguns cenários se faz necessário o alerta direto ao usuário, além do alerta em tela que já existe. O alerta ao usuário de forma direta será feita através do e-mail, ou seja, em cenários como: pendência de pedido, retorno do pedido, integração do pedido e entre outros, o sistema irá disparar um e-mail conforme parametrizado, para que o usuário fique ciente do cenário em que o pedido se encontra

Implementação

- Configuração do envio de e-mails

Inicialmente, para que os cenários de envio de e-mails sejam implementados no GeoSales, cada cenário especificado abaixo irá conter um modelo específico de envio que definirá os parâmetros de layout do e-mail. Esse modelo será parametrizado e aplicado pelo GeoSales.

Existem distintas situações que poderão disparar e-mails para o usuário, sendo ele o cliente ou o vendedor.

Este modelo de e-mail será enviado exclusivamente no formato HTML.

- Envio de e-mail para alteração da data de entrega

Será disparado um e-mail ao cliente e ao vendedor caso a data de entrega do pedido seja alterada no ERP.

Quando houver alteração na data de entrega do pedido, o sistema GeoSales disparará um e-mail informando o código do pedido, o nome do vendedor que realizou o pedido, o nome do cliente, data de entrega anterior do pedido e a data de entrega atual do pedido.

O e-mail será enviado para caixa de entrada, contendo o seguinte título: "[GeoSales] A data de entrega do pedido - (Número do pedido) - foi alterada". Para que o envio de e-mail venha a ocorrer de forma correta, é necessário que os seguintes critérios sejam atendidos:

1. O cliente e o vendedor deverão estar com os seus e-mails cadastrados corretamente;
2. A data de entrega do pedido deverá ter sofrido alteração diretamente no ERP;

É importante salientar que alterações na data de entrega feitas diretamente no GeoSales não irão disparar e-mail informando o usuário a cerca dessa alteração, devido o pedido ainda não ter sido efetivado. Isso quer dizer que nenhuma ação do usuário no GeoSales irá disparar este cenário de e-mail.

- Envio de e-mail do espelho do pedido, quando exportado e enviado ao ERP

Os vendedores realizam o acompanhamento do pedido até a exportação ao ERP. Para que os vendedores possuam um acompanhamento mais efetivo junto ao cliente, será disparado um e-mail contendo o espelho do pedido quando este pedido for exportado ao ERP. Este e-mail será enviado exclusivamente ao vendedor.

O e-mail será enviado para caixa de entrada, com o título "Pedido - (Número do pedido) - Foi exportado", e no corpo do e-mail, a cópia do pedido. Para que o envio de e-mail venha ocorrer, se faz necessário as seguintes validações:

1. O cliente deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
2. O vendedor deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
3. O pedido deverá ter sido exportado ao ERP;

- Envio de e-mail para os vendedores sobre alteração dos pedidos

Em alguns cenários, os pedidos se encontram pendentes de aprovação e precisam ser alterados para que possam ser aprovados. Quando um pedido está pendente de aprovação, e precisa ser alterado para que a aprovação ocorra, o supervisor retorna este pedido ao vendedor. Este retorno será informado ao vendedor através do envio de um e-mail.

Quando um pedido for retornado, o vendedor receberá o e-mail com o título, "Pedido - (Número do pedido) - Foi retornado", e no corpo do e-mail, a cópia do pedido.

- Envio de e-mail aos supervisores sobre pedidos pendentes

Atualmente, pedidos pendentes podem ser visualizados pelo vendedor no portal GeoSales, e não há um alerta a respeito da sua existência. Para que os supervisores consigam acompanhar o surgimento de pedidos pendentes de forma mais eficaz, deverá ser enviado um e-mail ao supervisor quando um novo pedido pendente surgir.

Os supervisores receberão o e-mail de pendência de acordo com a hierarquia e pendências que o usuário supervisor poderá aprovar, ou seja, para pedidos que não são da alçada do supervisor não serão enviados alertas.

O e-mail de pedido pendente será enviado a caixa de entrada com o título "Pedido - (Número do pedido) - Está Pendente", e no corpo deste e-mail conterá o espelho do pedido.

Este cenário deve ser enviado, também, a um responsável associado ao canal de venda de origem do pedido. Essa associação entre responsável e canal de venda deve ser feita exclusivamente no ERP, e será trazida ao GeoSales através da tabela XXX. É importante salientar que o envio de e-mail será enviado de forma automática.

Se faz necessário algumas validações, para que o envio de e-mail de pedidos pendentes seja realizado com sucesso, segue abaixo:

1. O supervisor deverá estar cadastrado no GeoSales;
2. O supervisor deverá estar vinculado aos vendedores;
3. O supervisor deverá estar com o e-mail cadastrado, para receber o e-mail;
4. O supervisor deverá estar vinculado a uma alçada de autorização de preço;
5. O pedido deverá ser efetivado para que seja disparado um e-mail;

- Nova cópia de envio de e-mail, caso o pedido continue sem aprovação

Em alguns cenários o supervisor passa muito tempo sem interagir com o pedido que esteja pendente de aprovação. Para que isso seja evitado, o GeoSales irá reenviar o e-mail de pendência de pedido para o supervisor que deve realizar a aprovação, colocando em cópia, também, o supervisor de alçada superior.

O número de dias que um pedido pendente poderá ficar sem interação será parametrizado através de uma configuração. Esta configuração deverá receber valores numéricos inteiros para que fique ativa, sendo o valor inserido a quantidade de horas em espera que irão disparar um novo e-mail.

Se faz necessário algumas validações, para o reenvio de e-mail sobre pedidos pendentes, segue abaixo:

1. O supervisor deverá estar cadastrado no GeoSales;
2. A hierarquia de gestores deverá estar cadastrada corretamente;

- Envio de e-mail da cópia do pedido caso o pedido seja travado na aprovação de crédito

Alguns pedidos, quando exportados ao ERP, recebem algum bloqueio referente a análise de crédito. Essas situações podem tornar o planejamento do pedido divergente do que foi acordado, por este motivo, precisam ser sinalizadas ao vendedor, que irá determinar se é necessário tomar alguma ação ou não. Alguns status, como por exemplo o status ‘pendente de informação’e ‘não aprovado’, sinalizados no campo COD-SIT-AVAL da tabela PED-VENDA, irão gerar bloqueio de crédito. Ao passo que esses status sejam setados, um e-mail deverá ser disparado ao vendedor.

Para que o envio de e-mail venha a ocorrer de forma correta, é necessário que os seguintes critérios sejam atendidos:

1. O vendedor deverá estar com o seu e-mail cadastrados corretamente;
2. O status financeiro do pedido deverá ter sofrido alteração diretamente no ERP;

- Envio de e-mail da cópia do pedido caso o pedido seja cancelado no ERP

Há cenários onde alguns pedidos são cancelados, no ERP, por qualquer motivo. Essas situações tornam o planejamento do pedido divergente do que foi acordado, por este motivo, precisam ser sinalizadas ao vendedor, que irá determinar se é necessário tomar alguma ação ou não.

Alguns status, como por exemplo o status ‘suspenso’ e ‘cancelado’, sinalizados no campo COD-SIT-PED da tabela PED-VENDA, irão gerar o cancelamento do pedido. Ao passo que esses status sejam setados, um e-mail deverá ser disparado ao vendedor.

Para que o envio de e-mail venha a ocorrer de forma correta, é necessário que os seguintes critérios sejam atendidos:

1. O vendedor deverá estar com o seu e-mail cadastrados corretamente;
2. O status financeiro do pedido deverá ter sofrido alteração diretamente no ERP;

- Envio de e-mail manual contendo a cópia do pedido.

Os vendedores podem, após salvar um pedido de orçamento, enviar uma cópia deste pedido ao cliente. Este envio poderá ser feito tanto através do portal GeoSales, quanto através do GeoSales Mobile.

Este envio é disparado pelo vendedor, sinalizando o envio, e, ao passo dessa sinalização o e-mail entrará em uma fila de espera e será preparado para o envio. É importante salientar que o vendedor deverá estar online para realizar essa sinalização, e que o e-mail pode levar alguns minutos para ser enviado.

Regras de Negócios

[RN1] - Os modelos de e-mail serão enviados exclusivamente no formato HTML.

[RN2] - O e-mail enviado ao vendedor se trata do endereço de e-mail inserido no cadastro padrão de informações do vendedor.

[RN3] - O e-mail enviado ao cliente se trata do endereço de e-mail inserido no cadastro padrão de informações do cliente.

[RN4] - O e-mail é disparado incluindo-se em rotina automática para processamento posterior, portanto, pode levar alguns minutos até que seja disparado.

[RN5] - O e-mail do cliente será trazido através das tabelas 'es-emitente' e 'es-cont-emit' do ERP DataSul.

Aprovação

Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.

GeoSales

Setor	Aprovado Por	Data
Gerente TI - GeoSales	Leonardo Sousa	18/12/2018

Empresa solicitante

Setor	Aprovado Por	Data
TI - Montana
Gestor do Projeto - Montana
Diretoria - Montana