Mudanças entre as edições de "Situações de envio de e-mail"

Edição das 14h34min de 4 de dezembro de 2018

Histórico de Alterações

Data	Quem	Comentários
12/11/2018	Ana Júlia	Criação do documento

Necessidade

Em alguns cenários o sistema GeoSales, alerta ao usuário sobre tomadas de decisões, como, por exemplo: pendencia de pedido, aprovação de pedidos e etc., porém o vendedor ou supervisor no decorrer do dia não lembram ou deixam passar determinadas atividades a serem feitas.

Para que se torne mais transparente determinadas atividades a serem executadas, se faz necessário o envio de e-mail para o usuário, sobre determinadas ações a serem feitas, para serem lembradas ou informadas.

Desta forma, o usuário conseguirá ter uma maior visualização sobre a situação dos pedidos e seus respectivos fluxos.

Solução

Em alguns cenários se faz necessário o alerta direto ao usuário, além do alerta em tela que já existe. O alerta ao usuário de forma direta será feita através do e-mail, ou seja, em cenários como: pendência de pedido, retorno do pedido, integração do pedido e entre outros, o sistema irá disparar um e-mail conforme parametrizado, para que o usuário fique ciente do cenário em que o pedido se encontra

Implementação

Desenvolvimento

- Configuração do envio de e-mails

Inicialmente, para que os cenários de envio de e-mails sejam implementados no GeoSales, cada cenário especificado abaixo irá conter um modelo específico de envio que definirá os parâmetros de layout do e-mail. Esse modelo será parametrizado e aplicado pelo GeoSales.

Existem distintas situações que poderão disparar e-mails para o usuário, sendo ele o cliente ou o vendedor.

- Envio de e-mail para alteração da data de entrega

Será disparado um e-mail ao cliente e ao vendedor caso a data de entrega do pedido seja alterada no ERP.

Quando houver alteração na data de entrega do pedido, o sistema GeoSales disparará um e-mail informando o código do pedido, o nome do vendedor que realizou o pedido, o nome do cliente, data de entrega anterior do pedido e a data de entrega atual do pedido.

O e-mail será enviado para caixa de entrada, contendo o seguinte título: "[GeoSales] A data de entrega do pedido - (Número do pedido) - foi alterada".

Para que o envio de e-mail venha a ocorrer de forma correta, é necessário que os seguintes critérios sejam atendidos:

O cliente e o vendedor deverão estar com os seus e-mails cadastrados corretamente;
A data de entrega do pedido deverá ter sofrido alteração diretamente no ERP;

- Envio de e-mail do espelho do pedido, quando exportado ao ERP

Os vendedores realizam o acompanhamento do pedido até a exportação ao ERP. Para que os vendedores possuam um acompanhamento mais efetivo junto ao cliente, será disparado um e-mail contendo o espelho do pedido quando este pedido for exportado ao ERP. Este e-mail será enviado ao cliente e ao vendedor.

O e-mail será enviado para caixa de entrada, com o título "Pedido - (Número do pedido) - Foi exportado", e no corpo do e-mail, a cópia do pedido.

Para que o envio de e-mail venha ocorrer, se faz necessário as seguintes validações:

O cliente deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
O vendedor deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
O pedido deverá ter sido exportado ao ERP;

- Envio de e-mail para os vendedores sobre alteração dos pedidos

Em alguns cenários, os pedidos se encontram pendentes de aprovação e precisam ser alterados para que possam ser aprovados. Quando um pedido está pendente de aprovação, e precisa ser alterado para que a aprovação ocorra, o supervisor retorna este pedido ao vendedor. Este retorno será informado ao vendedor através do envio de um e-mail.

Quando um pedido for retornado, o vendedor receberá o e-mail com o título, "Pedido - (Número do pedido) - Foi retornado", e no corpo do e-mail, a cópia do pedido.

- Envio de e-mail aos supervisores sobre pedidos pendentes

Atualmente, pedidos pendentes podem ser visualizados pelo vendedor no portal GeoSales, e não há um alerta a respeito da sua existência. Para que os supervisores consigam acompanhar o surgimento de pedidos pendentes de forma mais eficaz, deverá ser enviado um e-mail ao supervisor quando um novo pedido pendente surgir.

Os supervisores receberão o e-mail de pendência de acordo com a hierarquia e pendências que o usuário supervisor poderá aprovar, ou seja, para pedidos que não são da alçada do supervisor não serão enviados alertas.

O e-mail de pedido pendente será enviado a caixa de entrada com o título "Pedido - (Número do pedido) - Está Pendente", e no corpo deste e-mail conterá o espelho do pedido.

Se faz necessário algumas validações, para que o envio de e-mail de pedidos pendentes seja realizado com sucesso, segue abaixo:

O supervisor deverá estar cadastrado no GeoSales;
O supervisor deverá estar vinculado aos vendedores;
O supervisor deverá estar com o e-mail cadastrado, para receber o e-mail;
O supervisor deverá estar vinculado a uma alçada de autorização de preço;
O pedido deverá ser efetivado para que seja disparado um e-mail;

- Nova cópia de envio de e-mail, caso o pedido continue sem aprovação

Em alguns cenários o supervisor passa muito tempo sem interagir com o pedido que esteja pendente de aprovação. Para que isso seja evitado, o GeoSales irá reenviar o e-mail de pendência de pedido para o supervisor que deve realizar a aprovação, colocando em cópia, também, o supervisor de alçada superior.

O número de dias que um pedido pendente poderá ficar sem interação será parametrizado através de uma configuração. Esta configuração deverá receber valores numéricos inteiros para que fique ativa, sendo o valor inserido a quantidade de dias em espera que irão disparar um novo e-mail.

Se faz necessário algumas validações, para o reenvio de e-mail sobre pedidos pendentes, segue abaixo:

O supervisor deverá estar cadastrado no GeoSales;
A hierarquia de gestores deverá estar cadastrada corretamente;

- Envio de e-mail da cópia do pedido caso o pedido seja travado na aprovação de crédito

Alguns pedidos quando exportados ao ERP recebem algum bloqueio.

Regras de Negócios

[RN1] -

Regras de Integração

[RI1] -

Resultados Esperados

Protótipos

Fluxos Padrão

Aprovação

Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.

GeoSales

Setor	Aprovado Por	Data
Desenvolvimento - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Integração - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Configurações - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000

Empresa solicitante

Setor	Aprovado Por	Data
Gerente TI - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente de Projeto - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente Comercial - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000

@@ Linha 25: / Linha 25: @@
 === Desenvolvimento ===
-'''- Configuração do envio de e-mail'''
+'''- Configuração do envio de e-mails'''
-Atualmente o envio de e-mail é disparado por um micro serviço que lê uma coleção de instruções implementadas, disparando o e-mail conforme a linguagem de marcação de hipertexto cadastrado.
+Inicialmente, para que os cenários de envio de e-mails sejam implementados no GeoSales, cada cenário especificado abaixo irá conter um modelo específico de envio que definirá os parâmetros de layout do e-mail. Esse modelo será parametrizado e aplicado pelo GeoSales.
-Para que sejam disparados os e-mails, se faz necessário o cadastro da empresa na tabela EMPRESA_ENVIO_EMAIL_AUTO na base do administrador. Além disso os serviços de envio deverão estar cadastrados na tabela SERVICO, contendo o código do serviço, o nome do serviço, a descrição do serviço e se está ativo ou não.
+Existem distintas situações que poderão disparar e-mails para o usuário, sendo ele o cliente ou o vendedor.
-Cada e-mail possui uma descrição de modelo distinto. Esta descrição deverá estar cadastrada na tabela TIPO_MODELO, contendo o código do modelo e a descrição do modelo do e-mail. Vale salientar que o código do modelo servirá para a vinculação com outras tabelas.
-Para que o e-mail seja montado de acordo com a linguagem de marcação, o corpo do e-mail deverá estar devidamente cadastrada na tabela MODELO, com o código do modelo, o código da filial, o tipo do modelo que será utilizado, o título do e-mail, corpo do e-mail e a situação, estando ativo ou desativado.
-Vale salientar, que os cadastros citados acima devem ser realizados para todos os envios de e-mails citado neste documento.
 '''- Envio de e-mail para alteração da data de entrega'''
-Será disparado um e-mail ao cliente e ao vendedor caso a data de entrega do pedido seja alterada no ERP. Quando houver esta alteração na data de entrega do pedido, o sistema GeoSales disparará um e-mail informando o código do pedido, o nome do vendedor que realizou o pedido,  nome do cliente e data que constava no pedido e a data que se encontra no pedido, como, por exemplo:
+Será disparado um e-mail ao cliente e ao vendedor caso a data de entrega do pedido seja alterada no ERP.
-[[Arquivo:Data entrega envio email.png|| center]]
+Quando houver alteração na data de entrega do pedido, o sistema GeoSales disparará um e-mail informando o código do pedido, o nome do vendedor que realizou o pedido, o nome do cliente, data de entrega anterior do pedido e a data de entrega atual do pedido.
-Este e-mail será enviado para caixa de entrada, contendo o seguite título: "[GeoSales] A data de entrega do pedido - (Número do pedido) - foi alterada".
+O e-mail será enviado para caixa de entrada, contendo o seguinte título: "[GeoSales] A data de entrega do pedido - (Número do pedido) - foi alterada".
-Para que o e-mail seja disparado quando houver alteração na data de entrega, deverá ser criada a procedure SP_ENVIA_EMAIL_DATA_ENTREGA_ALTERADA, devendo ser incluída na tabela SERVICO, com o valor 'S' para ativa-lá.
+Para que o envio de e-mail venha a ocorrer de forma correta, é necessário que os seguintes critérios sejam atendidos:
-Para que o envio de e-mail venha a ocorrer, se faz necessário as seguintes validações:
+# O cliente e o vendedor deverão estar com os seus e-mails cadastrados corretamente;
+# A data de entrega do pedido deverá ter sofrido alteração diretamente no ERP;
-# O cliente deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
-# O vendedor deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
-# A data de entrega do pedido deverá ter sofrido alteração dentro do ERP;
 '''- Envio de e-mail do espelho do pedido, quando exportado ao ERP'''
-Os vendedores realizam o acompanhamento do pedido até a exportação ao ERP. Para que os vendedores possuam um acompanhamento mais efetivo junto ao cliente, deverá ser disparado um e-mail contendo o espelho do pedido caso o pedido tenha sido exportado ao ERP. Este e-mail será enviado ao cliente e ao vendedor, como, por exemplo:
+Os vendedores realizam o acompanhamento do pedido até a exportação ao ERP. Para que os vendedores possuam um acompanhamento mais efetivo junto ao cliente, será disparado um e-mail contendo o espelho do pedido quando este pedido for exportado ao ERP. Este e-mail será enviado ao cliente e ao vendedor.
+O e-mail será enviado para caixa de entrada, com o título "Pedido - (Número do pedido) - Foi exportado", e no corpo do e-mail, a cópia do pedido.
-Para que o e-mail seja disparado, será necessário criar a procedure SP_ENVIA_EMAIL_VENDEDOR_PEDIDO_EXPORTADO, devendo ser incluída na tabela SERVICO, com o valor 'S' para ativa-lá.
-O e-mail chegará na caixa de entrada com o título "Pedido - (Número do pedido) - Foi exportado", e dentro do e-mail a cópia do pedido.
 Para que o envio de e-mail venha ocorrer, se faz necessário as seguintes validações:
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 '''- Envio de e-mail para os vendedores sobre alteração dos pedidos'''
-Em alguns cenários, os pedidos se encontram pendentes de aprovação e precisam ser alterados para que possam ser aprovados. Quando um pedido esta pendente de aprovação, e precisa ser alterado, o supervisor retorna este pedido ao vendedor. Este retorno precisa ser informado ao vendedor via e-mail.
+Em alguns cenários, os pedidos se encontram pendentes de aprovação e precisam ser alterados para que possam ser aprovados. Quando um pedido está pendente de aprovação, e precisa ser alterado para que a aprovação ocorra, o supervisor retorna este pedido ao vendedor. Este retorno será informado ao vendedor através do envio de um e-mail.
-Para que os vendedores sejam alertados, se faz necessário o disparo de e-mails para pedidos retornados. Devendo ser criado a procedure SP_ENVIA_EMAIL_ALTERACAO_PEDIDO, sendo incluída na tabela SERVICO, com o valor 'S' para ativa-lá.
-Quando um pedido for retornado, o vendedor receberá o e-mail com o título, "Pedido - (Número do pedido) - Foi retornado", e dentro do e-mail a cópia do pedido.
-Saliento que se retornado o pedido ao vendedor e for efetivado novamente, o supervisor receberá outro e-mail de pedido pendente.
+Quando um pedido for retornado, o vendedor receberá o e-mail com o título, "Pedido - (Número do pedido) - Foi retornado", e no corpo do e-mail, a cópia do pedido.
 '''- Envio de e-mail aos supervisores sobre pedidos pendentes'''
-Quando os pedidos são efetivados e ficam pendentes de aprovação os supervisores não recebem alertas, sendo exibido somente no portal. Para que os supervisores consigam acompanhar os pedidos, deverá ser enviado um e-mail ao supervisor quando o pedido ficar pendente.
+Atualmente, pedidos pendentes podem ser visualizados pelo vendedor no portal GeoSales, e não há um alerta a respeito da sua existência. Para que os supervisores consigam acompanhar o surgimento de pedidos pendentes de forma mais eficaz, deverá ser enviado um e-mail ao supervisor quando um novo pedido pendente surgir.
-Os supervisores receberão o e-mail de pendência de acordo com a hierarquia e pendencias que o usuário supervisor poderá aprovar, ou seja, pedidos que não são da alçada do supervisor não serão alertados.
+Os supervisores receberão o e-mail de pendência de acordo com a hierarquia e pendências que o usuário supervisor poderá aprovar, ou seja, para pedidos que não são da alçada do supervisor não serão enviados alertas.
-O e-mail de pendência chegará na caixa de entrada com o título "Pedido - (Número do pedido) - Está Pendente", e dentro deste e-mail conterá o espelho do pedido.
+O e-mail de pedido pendente será enviado a caixa de entrada com o título "Pedido - (Número do pedido) - Está Pendente", e no corpo deste e-mail conterá o espelho do pedido.
-Para que sejam enviados os e-mails de pendência ao supervisor, deverá ser criado a procedure ENVIA_EMAIL_SUPERVISOR_PEDIDO_PENDENTE, devendo ser incluída na tabela SERVICO, contendo o valor ‘S’ para ativa-la.
+Se faz necessário algumas validações, para que o envio de e-mail de pedidos pendentes seja realizado com sucesso, segue abaixo:
-Se faz necessário algumas validações, para o envio de e-mail sobre pedidos pendentes, segue abaixo:
 #O supervisor deverá estar cadastrado no GeoSales;
@@ Linha 97: / Linha 78: @@
 #O pedido deverá ser efetivado para que seja disparado um e-mail;
-'''- Nova cópia de envio de e-mail, caso o pedido fique sem aprovação'''
+'''- Nova cópia de envio de e-mail, caso o pedido continue sem aprovação'''
-Em alguns cenários o supervisor passa muito tempo sem interagir com o pedido que esteja pendente de aprovação, desta forma a data de entrega do pedido passa do prazo. Para que isso seja evitado, será necessário que o GeoSales reenvie o e-mail de pendencia novamente para o supervisor que deve realizar a aprovação, colocando em cópia o supervisor da alçada superior.
-O numero de dias que um pedido pendente poderá ficar sem integração será parametrizada pela configuração NR_REENVIA_EMAIL_PENDENCIA, desta forma a configuração deverá ser criada. Esta configuracao deverá receber valores numericos sendo inteiros para que fique ativa, para desativa-la deverá ser inserido o valor NULL.
+Em alguns cenários o supervisor passa muito tempo sem interagir com o pedido que esteja pendente de aprovação. Para que isso seja evitado, o GeoSales irá reenviar o e-mail de pendência de pedido para o supervisor que deve realizar a aprovação, colocando em cópia, também, o supervisor de alçada superior.
-Para que seja reenviado o e-mail de pedido pendente ao supervisor, contendo o gestor em cópia, deverá ser criado a procedure SP_REENVIA_EMAIL_SUPERVISOR_PEDIDO_PENDENTE, devendo ser incluídas na tabela SERVICO, contendo o valor ‘S’ para ativa-la.
+O número de dias que um pedido pendente poderá ficar sem interação será parametrizado através de uma configuração. Esta configuração deverá receber valores numéricos inteiros para que fique ativa, sendo o valor inserido a quantidade de dias em espera que irão disparar um novo e-mail.
 Se faz necessário algumas validações, para o reenvio de e-mail sobre pedidos pendentes, segue abaixo:
@@ Linha 112: / Linha 91: @@
 '''- Envio de e-mail da cópia do pedido caso o pedido seja travado na aprovação de crédito'''
-Alguns pedidos quando exportados ao ERP recebem algum bloqueio
+Alguns pedidos quando exportados ao ERP recebem algum bloqueio.
 == Regras de Negócios ==