Situações de envio de e-mail

Histórico de Alterações

Data	Quem	Comentários
12/11/2018	Ana Júlia	Criação do documento

Necessidade

Em alguns cenários o sistema GeoSales, alerta ao usuário sobre tomadas de decisões, como, por exemplo: pendencia de pedido, aprovação de pedidos e etc., porém o vendedor ou supervisor no decorrer do dia não lembram ou deixam passar determinadas atividades a serem feitas.

Para que se torne mais transparente determinadas atividades a serem executadas, se faz necessário o envio de e-mail para o usuário, sobre determinadas ações a serem feitas, para serem lembradas ou informadas.

Desta forma, o usuário conseguirá ter uma maior visualização sobre a situação dos pedidos e seus respectivos fluxos.

Solução

Em alguns cenários se faz necessário o alerta direto ao usuário, além do alerta em tela que já existe. O alerta ao usuário de forma direta será feita através do e-mail, ou seja, em cenários como: pendência de pedido, retorno do pedido, integração do pedido e entre outros, o sistema irá disparar um e-mail conforme parametrizado, para que o usuário fique ciente do cenário em que o pedido se encontra

Implementação

Desenvolvimento

- Configuração do envio de e-mail

Atualmente o envio de e-mail é disparado por um micro serviço que lê uma coleção de instruções implementadas, disparando o e-mail conforme a linguagem de marcação de hipertexto cadastrado.

Para que sejam disparados os e-mails, se faz necessário o cadastro da empresa na tabela EMPRESA_ENVIO_EMAIL_AUTO na base do administrador. Além disso os serviços de envio deverão estar cadastrados na tabela SERVICO, contendo o código do serviço, o nome do serviço, a descrição do serviço e se está ativo ou não.

Cada e-mail possui uma descrição de modelo distinto. Esta descrição deverá estar cadastrada na tabela TIPO_MODELO, contendo o código do modelo e a descrição do modelo do e-mail. Vale salientar que o código do modelo servirá para a vinculação com outras tabelas.

Para que o e-mail seja montado de acordo com a linguagem de marcação, o corpo do e-mail deverá estar devidamente cadastrada na tabela MODELO, com o código do modelo, o código da filial, o tipo do modelo que será utilizado, o título do e-mail, corpo do e-mail e a situação, estando ativo ou desativado.

Vale salientar, que os cadastros citados acima devem ser realizados para todos os envios de e-mails citado neste documento.

- Envio de e-mail para alteração da data de entrega

Será disparado um e-mail ao cliente e ao vendedor caso a data de entrega do pedido seja alterada no ERP. Quando houver esta alteração na data de entrega do pedido, o sistema GeoSales disparará um e-mail informando o código do pedido, o nome do vendedor que realizou o pedido, nome do cliente e data que constava no pedido e a data que se encontra no pedido, como, por exemplo:

Este e-mail será enviado para caixa de entrada, contendo o seguite título: "[GeoSales] A data de entrega do pedido - (Número do pedido) - foi alterada".

Para que o e-mail seja disparado quando houver alteração na data de entrega, deverá ser criada a procedure SP_ENVIA_EMAIL_DATA_ENTREGA_ALTERADA, devendo ser incluída na tabela SERVICO, com o valor 'S' para ativa-lá.

Para que o envio de e-mail venha a ocorrer, se faz necessário as seguintes validações:

1. O cliente deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
2. O vendedor deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
3. A data de entrega do pedido deverá ter sofrido alteração dentro do ERP;

- Envio de e-mail do espelho do pedido, quando exportado ao ERP

Os vendedores realizam o acompanhamento do pedido até a exportação ao ERP. Para que os vendedores possuam um acompanhamento mais efetivo junto ao cliente, deverá ser disparado um e-mail contendo o espelho do pedido caso o pedido tenha sido exportado ao ERP. Este e-mail será enviado ao cliente e ao vendedor, como, por exemplo:

Para que o e-mail seja disparado, será necessário criar a procedure SP_ENVIA_EMAIL_VENDEDOR_PEDIDO_EXPORTADO, devendo ser incluída na tabela SERVICO, com o valor 'S' para ativa-lá.

O e-mail chegará na caixa de entrada com o título "Pedido - (Número do pedido) - Foi exportado", e dentro do e-mail a cópia do pedido.

Para que o envio de e-mail venha ocorrer, se faz necessário as seguintes validações:

1. O cliente deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
2. O vendedor deverá estar com o e-mail cadastrado corretamente;
3. O pedido deverá ter sido exportado ao ERP;

- Envio de e-mail para os vendedores sobre alteração dos pedidos

Em alguns cenários, os pedidos se encontram pendentes de aprovação e precisam ser alterados para que possam ser aprovados. Quando um pedido esta pendente de aprovação, e precisa ser alterado, o supervisor retorna este pedido ao vendedor. Este retorno precisa ser informado ao vendedor via e-mail.

Para que os vendedores sejam alertados, se faz necessário o disparo de e-mails para pedidos retornados. Devendo ser criado a procedure SP_ENVIA_EMAIL_ALTERACAO_PEDIDO, sendo incluída na tabela SERVICO, com o valor 'S' para ativa-lá.

Quando um pedido for retornado, o vendedor receberá o e-mail com o título, "Pedido - (Número do pedido) - Foi retornado", e dentro do e-mail a cópia do pedido.

Saliento que se retornado o pedido ao vendedor e for efetivado novamente, o supervisor receberá outro e-mail de pedido pendente.

- Envio de e-mail aos supervisores sobre pedidos pendentes

Quando os pedidos são efetivados e ficam pendentes de aprovação os supervisores não recebem alertas, sendo exibido somente no portal. Para que os supervisores consigam acompanhar os pedidos, deverá ser enviado um e-mail ao supervisor quando o pedido ficar pendente.

Os supervisores receberão o e-mail de pendência de acordo com a hierarquia e pendencias que o usuário supervisor poderá aprovar, ou seja, pedidos que não são da alçada do supervisor não serão alertados.

O e-mail de pendência chegará na caixa de entrada com o título "Pedido - (Número do pedido) - Está Pendente", e dentro deste e-mail conterá o espelho do pedido.

Para que sejam enviados os e-mails de pendência ao supervisor, deverá ser criado a procedure ENVIA_EMAIL_SUPERVISOR_PEDIDO_PENDENTE, devendo ser incluída na tabela SERVICO, contendo o valor ‘S’ para ativa-la.

Se faz necessário algumas validações, para o envio de e-mail sobre pedidos pendentes, segue abaixo:

1. O supervisor deverá estar cadastrado no GeoSales;
2. O supervisor deverá estar vinculado aos vendedores;
3. O supervisor deverá estar com o e-mail cadastrado, para receber o e-mail;
4. O supervisor deverá estar vinculado a uma alçada de autorização de preço;
5. O pedido deverá ser efetivado para que seja disparado um e-mail;

- Nova cópia de envio de e-mail, caso o pedido fique sem aprovação

Em alguns cenários o supervisor passa muito tempo sem interagir com o pedido que esteja pendente de aprovação, desta forma a data de entrega do pedido passa do prazo. Para que isso seja evitado, será necessário que o GeoSales reenvie o e-mail de pendencia novamente para o supervisor que deve realizar a aprovação, colocando em cópia o supervisor da alçada superior.

O numero de dias que um pedido pendente poderá ficar sem integração será parametrizada pela configuração NR_REENVIA_EMAIL_PENDENCIA, desta forma a configuração deverá ser criada. Esta configuracao deverá receber valores numericos sendo inteiros para que fique ativa, para desativa-la deverá ser inserido o valor NULL.

Para que seja reenviado o e-mail de pedido pendente ao supervisor, contendo o gestor em cópia, deverá ser criado a procedure SP_REENVIA_EMAIL_SUPERVISOR_PEDIDO_PENDENTE, devendo ser incluídas na tabela SERVICO, contendo o valor ‘S’ para ativa-la.

Se faz necessário algumas validações, para o reenvio de e-mail sobre pedidos pendentes, segue abaixo:

1. O supervisor deverá estar cadastrado no GeoSales;
2. A hierarquia de gestores deverá estar cadastrada corretamente;

- Envio de e-mail da cópia do pedido caso o pedido seja travado na aprovação de crédito

Alguns pedidos quando exportados ao ERP recebem algum bloqueio

Regras de Negócios

[RN1] -

Regras de Integração

[RI1] -

Aprovação

Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.

GeoSales

Setor	Aprovado Por	Data
Desenvolvimento - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Integração - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Configurações - GeoSales	Pessoa que aprovou	00/00/0000

Empresa solicitante

Setor	Aprovado Por	Data	Assinatura
Gerente TI - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente de Projeto - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000
Gerente Comercial - Cliente	Pessoa que aprovou	00/00/0000