CRIAR ACORDO COMERCIAL E GERENCIAR APROVAÇÃO

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Data	Quem	Comentários
20/05/2025	Renato Lima	Criação do documento

Necessidade

O Contratante necessita inserir e aprovar acordos comerciais por meio da plataforma Geosales, mesmo que estes não estejam vinculados a um pedido. Assim, é fundamental que, durante o atendimento ao cliente, o vendedor possa registrar esses acordos diretamente no sistema, permitindo que sejam encaminhados para aprovação da gerência.

Solução

Para atender à necessidade apresentada, será implementada uma funcionalidade no Portal e no aplicativo mobile da Geosales, acessível a partir da mesa do cliente. Essa funcionalidade permitirá ao vendedor registrar acordos comerciais diretamente durante o atendimento, mesmo que não estejam vinculados a um pedido.

Funcionalidade da Solução

Cadastro do Acordo

• O Usuário poderá informar os seguintes dados no momento do registro:

- Cliente: No caso, o cliente selecionado para adição do acordo comercial;
- Data de Emissão: Data em que o acordo está sendo inserido pelo usuário;
- Vendedor: Selecionar o vendedor que está vinculado aquele cliente;
- Período do acordo, data inicial e final: Campo que o usuário deve informar o período do acordo;
- Valor da Proposta: O Usuário deve informar o valor da proposta acertado;
- Forma de pagamento: Campo onde o usuário irá selecionar uma das opções;
- Campo de Observação: Campo de texto livre para que o usuário possa inserir alguma informação;
- Usuário que realizou o cadastro: Usuário que salvou o acordo comercial
- Campo Ativação: Campo onde o usuário irá selecionar uma das opções;
- Categoria: Campo onde o usuário poderá selecionar mais de uma opção;
- Sub Categoria: Campo onde o usuário poderá selecionar mais de uma opção;

• O acordo poderá ser salvo como rascunho ou efetivado. Ao ser efetivado, ele será automaticamente disponibilizado para análise do gestor com alçada, que poderá realizar uma das seguintes ações:

- Salvo: O Usuário iniciou o cadastro, mas não efetivou, apenas salvou e pode realizar modificações;
- Pendente: O Usuário realizou o cadastro e efetivou, não realizando mais alterações;
- Recusar: O Usuário com alçada para aprovar, realizou a recusa do acordo, o mesmo retorna a situação de salvo com status recusado
- Cancelar: O Usuário com alçada para aprovar, cancelou o acordo e com isso este não pode ser mais utilizado; 
- Aprovar: O Usuário com alçada para aprovar, realizou aprovação do acordo comercial;

• Após o acordo Aprovado. O usuário com permissão poderá utlizar um dos status abaixo para informar previsão de pagamento ou Quitação do acordo.

- Fila de Pagamento: O Status só poderá ser utilizado após o Acordo ter sido aprovado, assim o usuário deve ter acesso a esta situação de acordo através de permissão e ao utilizar deve inserir a forma de pagamento e data prevista para pagamento obrigatoriamente;
- Quitado: O Status só poderá ser utilizado após o Acordo ter sido aprovado, assim o usuário deve ter acesso a esta situação de acordo através de permissão e ao utilizar deve inserir a forma de pagamento e data de pagamento obrigatóriamente;

Aprovação dos Acordo

Para facilitar a gestão e análise dos acordos, será criada uma tela específica no portal, com filtros de pesquisa:

Por data inicial e final, Código, Status, Supervisor, Vendedor e Cliente.

Ao aplicar os filtros, o sistema exibirá para o usuário:

Código do acordo, Tipo de acordo, Data da solicitação, Nome do vendedor, Nome do cliente, Status atual, Botão de acesso às ações de aprovação e Botão para geração do PDF.

Para aprovação dos acordos, o usuário deve está em uma alçada de aprovação, onde será disponibilizada uma tela para parametrização da alçada.

Os Acordos que tem necessidade de aprovação da alçada maior, necessita também de um ok, da alçada abaixo. Já os acordos de alçada menor, ao receberem aprovação do Usuário, podem ser aprovados, não há necessidade de uma autorização da alçada maior.

O gestor poderá visualizar um preview do contrato em PDF diretamente na interface. Após a aprovação, será possível disparar automaticamente um e-mail de notificação.

O Preview em PDF, deve conter quatro Blocos de informação.

- Bloco 1 - Deve conter logomarca do cliente, o titulo Acordo comercial e o código do acordo;

- Bloco 2 - A Identificação do cliente que recebeu o acordo com: Razão Social, CNPJ, Canal de Venda e Endereço completo;

- Bloco 3 - As informações do Acordo como: Data de Emissão, Vencimento, Valor a Pagar, Forma de pagamento, Observação do Acordo, Tipo do acordo, categoria, Categoria;

- Bloco 4 - Deve apresenta o aprovador ou aprovadores, para este caso podemos usar a informação do usuário que realizou aprovação, data e horário.

Gerenciamento dos Pagamentos

Após os acordos aprovados, estes podem ser atualizados mais duas vezes, onde um usuário com permissão pode colocar o seu status para fila de pagamento ou Quitado, lembrando que em ambos os status, serão obrigatórios as informações de data de pagamento e modo como será realizado.

Card e Emissão de relatório

Criar relatório em excel.

Além disso, será disponibilizado um relatório em Excel, que permitirá a extração, onde este relatório deve apresentar:

Campos dos Relatório

- Gestor

- Vendedor

- Canal de Venda

- UF do Cliente

- Código Cliente

- Nome Cliente

- Código do Acordo

- Observação do Acordo

- Data de Emissão

- Valor do Acordo

- Ativação

- Categoria

- Sub Categoria

- Aprovador

- Data da Aprovação

- Status

- Forma de pagamento

- Observação da Aprovação

Criar card

Serão criados opções de cards para uso no dashboard inicial, as opções são as seguintes:

- Card de Acordo Acumulado do Ano

- Card de Acordo Acumulado Mês

- Card de Acordo dia

- Card de Acordo pendente

Fluxo de Envio de e-mail

A funcionalidade deve realizar o envio de e-mail, informando que o acordo necessita de aprovação, bem como ao ser aprovado, deve ser enviado ao usuários de financeiro que realização o agendamento e quitação Quando enviar e-mail:

- Ao ter um acordo Efetivado pelo vendedor, deve disparar e-mail para o Gestor que tem alçada para aprovar;

- Ao ter um acordo de alçada maior, em que o gestor que está na alçada menor deu o ok, deve disparar e-mail para o gestor de alçada maior;

- Ao ter o acordo aprovado, deve disparar e-mail para os usuários que fazem a gestão de pagamento;

- Ao ter o acordo colocado em fila de pagamento, deve ser enviado ao Vendedor;

- Ao ter o acordo colocado como quitado, deve ser enviado ao Vendedor;

- Ao ter o acordo recusado, enviar e-mail ao vendedor;

As informações a serem enviadas no e-mail, devem informar o código do acordo, o nome do cliente e o status em que ele está naquele momento, o e-mail, tem o intuito de sinalizar sobre o acordo e o status em que ele está.

Regras de Negócios

Registro de Acordos Comerciais

RN001 - O Usuário poderá registrar acordos comerciais na plataforma Geosales (Portal e Mobile), mesmo que não estejam vinculados a um pedido.

RN002 - O acesso à funcionalidade de registro de acordos será feito a partir da mesa do cliente, será disponibilizado a partir de ação liberada para o perfil no controles de ações;

RN003 - Os seguintes dados são obrigatórios no momento do registro do acordo: - Data de Emissão

- Vendedor

- Período do acordo, data inicial e final

- Valor da Proposta

- Forma de pagamento

- Usuário que realizou o cadastro

- Campo Ativação

- Categoria

- Sub Categoria

RN004 - O acordo poderá ser salvo em dois estados:

- Rascunho: edição permitida, não segue para aprovação.

- Efetivado: encaminhado automaticamente para análise do gestor;

Aprovação de Acordos

RN005 - Ao ser efetivado, o acordo será encaminhado para um gestor com alçada, que poderá executar uma das seguintes ações:

- Aprovar

- Recusar

- Cancelar

- Deixar como Pendente

- Salvar (sem decisão final) ;

RN006 - Para que os gestores realizem aprovação, devem ter acesso a tela através de liberação no controle de acesso para o perfil e devem está em uma alçada de aprovação para conseguir aprovar os acordos que serão apresentados na tela de gestão, além disso, deve respeitar a hierarquia configurada no sistema;

RN007 - Cada ação executada no processo de aprovação deverá ser registrada com data, hora, usuário e motivo (se aplicável);

Gestão e Visualização de Acordos

RN008 - Será disponibilizada uma tela para gestores no Portal, contendo filtros de pesquisa por:

- Período

- Status

- Vendedor

- Cliente

- Tipo de acordo;

- Código

- Supervisor

RN009 - A listagem de acordos exibirá, no mínimo:

- Código do acordo

- Tipo de acordo

- Data da solicitação

- Nome do vendedor

- Nome do cliente

- Status atual

- Botões de ações (Aprovar, Recusar, Gerar PDF), caso tenha alçada para aprovar;

RN010 - O gestor poderá visualizar um preview em PDF do acordo diretamente na interface da plataforma;

RN011. Após a aprovação de um acordo, será disparado automaticamente um e-mail de notificação ao(s) destinatário(s) predefinido(s).

Aprovação

Considero aprovada a documentação da funcionalidade especificada acima, e autorizo a implementação da mesma no Sistema GeoSales, em nome da Organização a qual estou vinculado.

GeoSales

Setor	Aprovado Por	Data	Assinatura
Desenvolvimento - GeoSales		16/08/2023
Integração - GeoSales		16/08/2023

Empresa solicitante

Setor	Aprovado Por	Data	Assinatura
Gerente TI - Cliente		00/00/0000
Gerente de Projeto - Cliente		00/00/0000
Gerente Comercial - Cliente		00/00/0000